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Letzte Aktualisierung am 09.12.2016

Systemvorgänge für MDB-Datenbanken

Wie kann ich meine vorhandene Datenbank auf einen neuen Computer umziehen?

Artikel-ID: #RPOHD19504

Wenn Sie mit der Realify PaperOffice™ DMS Datenbank auf einen anderen Computer (PC) umziehen möchten, so müssen Sie lediglich die Datenbank umkopieren und sich mit dieser dann auf dem neuen PC verbinden.
Dabei können Sie wir folgt vorgehen:

  • Kopieren Sie Ihren gesamten Datenbankbank-Ordner auf den neuen Computer. Um den Speicherpfad herauszufinden starten Sie Realify PaperOffice™ DMS und wählen > Datenbanken > Datenbank auswählen. Der aktuelle Pfad wird jetzt angezeigt
  • Melden Sie sich in Ihrem Realify Network mit Ihren Lizenz-Zugangsdaten an. Diese finden Sie in der Lizenzurkunde, welche Sie mit Realify PaperOffice™ DMS erhalten haben
  • Setzen Sie die Lizenzaktivierung zurück
  • Downloaden und installieren Sie Realify Paperoffice auf Ihrem neuen Computer
  • Nach dem Abschluss der Installation führen Sie die Lizensierung mit Ihren bestehenden Lizenzdaten durch und starten Realify PaperOffice™ DMS
  • Wählen Sie "Datenbanken > Datenbank auswählen" und geben den Pfad zu Ihrer Datenbank an.
  • Starten Sie Realify PaperOffice™ DMS neu, um mit der Datenbank zu arbeiten.

Neuer ComputerDatenbank umziehen


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Datensicherung für MDB-Datenbank

Artikel-ID: #RPOHD1288

Sie sollten unbedingt Ihre MDB-Datenbank in regelmässigen Abständen auf einen externen Datenträger wie z.B. USB-Stick
oder externe Festplatte sichern.


Realify PaperOffice™ DMS speichert alle Daten standardmäßig in Ihrem Windows-Dateisystem. Dabei wird ein sogenannten Datenbankordner erstellt, welche folgende Dateien und Ordner beinhaltet:

  • daten.mdb > In dieser MDB-Datei werden alle Informationen, Verschlagwortung und Texterkennung der aufgenommenen Daten gespeichert
  • thumbs.mdb > In dieser MDB-Datei werden alle Vorschaubilder der aufgenommenen Dateien gespeichert
  • Unterordner "files" und "scans" > In diesen beiden Unterordnern werden die aufgenommenen Original-Dateien selbst gespeichert

Um die Datensicherung durchzuführen, muss der Datenbankorder, der die obigen Dateien und Unterordner befindet, gesichert werden.


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Wie kann ich die MDB Datenbank komprimieren?

Artikel-ID: #RPOHD1564

Um Ihre MDB Datenbank zu komprimieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie in Realify PaperOffice™ DMS "Datenbank" aus und danach "Datenbank komprimieren"

2. Somit wird die Datenbank beim nächsten Start von Realify PaperOffice™ DMS komprimiert


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Verwalten von Datenbanken

Sind von Realify PaperOffice™ DMS erstellten Datenbanken grundsätzlich verschlüsselt?

Artikel-ID: #RPOHD14628

Für MDB-Datenbanken:

  • Sie können pro Archiv festlegen ob die Daten verschlüsselt abgelegt werden sollen unter "Archiveigenschaften"
Für mySQL-Datenbanken:

  • Die gesamte Datenbank ist generell hochverschlüsselt. Dies kann aus Sicherheitsgründen nicht abgeschaltet werden.


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Wie kann ich eine MDB Datenbank über ein Netzwerkpfad auswählen?

Artikel-ID: #RPOHD19596

Um eine MDB Datenbank über ein Netzwerkpfad verfügbar zu machen, gehen Sie wie folgt vor:
Gehen Sie in Ihrer Oberfläche auf "Datenbank" und wählen den Eintrag "Datenbank auswählen".


Neben dem unteren Eingabefeld, klicken Sie auf durchsuchen und wählen eine beliebige Datenbank aus, z.B. diejenige, die vom Werk aus mit installiert wurde.
Klicken Sie danach in das Eingabefeld, löschen die ausgewählte und fügen den Netzwerkpfad zu Ihrer gewünschten Datenbank ein.


Klicken Sie danach auf "mit Datenbank verbinden".


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Wie lege ich eine neue MDB-Datenbank an (Starter, Basic) ?

Artikel-ID: #RPOHD16928

Diese beiden Editionen unterstützen nur die Verwaltung von einer Datenbank.

Insofern Sie bei der Installation die Demodatenbank downgeloaded haben, so können Sie entweder die Inhalte manuell löschen und Ihre Daten in dieser Datenbank speichern oder die Demodatenbank löschen - Realify PaperOffice™ DMS erstellt dann beim nächsten Programmstart automatisch eine neue, leere Datenbank:

  1. Wählen Sie "Datenbanken > Datenbank auswählen" und notieren Sie sich den Pfad der aktuellen Demo-Datenbank
  2. Beenden Sie Realify PaperOffice™ DMS und löschen Sie den gesamten Ordner der Demo-Datenbank
  3. Starten Sie Realify PaperOffice™ DMS


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Wie lege ich eine neue MDB Datenbank an (Business Edition) ?

Artikel-ID: #RPOHD1748

Hinweis: Ab Realify PaperOffice™ DMS Corporate verwenden Sie hierfür ausschließlich den "Datenbankmanager"

Idealerweise legen Sie nach der Installation eine neue Datenbank an einem Speicherort Ihrer Festplatte an, z.B. c:paperofficedatenbanken

1. Klicken Sie auf den Reiter "Datenbank" in Ihrem Realify PaperOffice™ DMS

2. Dann auf "Neue Datenbank anlegen"


3. Wählen Sie einen Speicherort für Ihre Datenbank aus

4. Klicken Sie auf "OK"

5. Nachdem die neue Datenbank angelegt wurde, können Sie im Dialog wählen, ob Sie jetzt mit der neuen Datenbank arbeiten möchten.


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Wie lege ich eine neue MDB Datenbank an (Datenbankmanager, ab Corporate Edition) ?

Artikel-ID: #RPOHD1932

Um eine neue MDB Datenbank über den Datenbankmanager anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Starten Sie den Datenbankmanager, indem Sie auf "Datenbank" gehen und den "Datenbankmanager starten" auswählen


2. Wählen Sie "Neue leere Datenbank erstellen"

3. Wählen Sie "MDB-Datenbank" aus

4. Wählen Sie einen Speicherpfad für die neue MDB-Datenbank aus

5. Klicken Sie auf "Neue Datenbank erstellen"

6. Der Datenbankmanager ist nun bereit, Ihre neue MDB-Datenbank anzulegen.
Klicken Sie auf "Neue Datenbank erstellen", um den Erstellungsvorgang zu starten.

7. Geben Sie einen Namen für die neue Datenbank ein. Dieser Name erscheint später im Login-Fenster von Realify PaperOffice™ DMS.

8. Klicken Sie auf "Fertigstellen"

Starten Sie Realify PaperOffice™ DMS, um mit Ihrer neuen MDB-Datenbank zu arbeiten.


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Wie lege ich eine neue mySQL Datenbank an (Datenbankmanager, ab Corporate Edition) ?

Artikel-ID: #RPOHD2024

Um eine neue mySQL-Datenbank über den Datenbankmanager anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Starten Sie den Datenbankmanager

2. Wählen Sie "Neue leere Datenbank erstellen" aus

3. Wählen Sie "mySQL Server"

4. Geben Sie die Server-IP und den Port Ihres mySQL Datenbankservers ein (z.B. IP 127.0.0.1, Port 3306)

5. Realify PaperOffice™ DMS legt automatisch 2 neue Datenbanken auf Ihrem mySQL-Server an.
Geben Sie den gewünschten Namen für die Datenbank (beinhaltet alle Daten) und die Thumbsdatenbank (beinhaltet die Vorschaubilder) ein.

6. Geben Sie den mySQL Benutzernamen und Passwort ein. Dieser mySQL Benutzer muss uneingeschränkt über alle Rechte verfügen.
Zudem muss der Benutzer ein mySQL-Passwort haben.

7. Aktivieren Sie die Checkbox "PaperOffice erstellt Datenbanken", somit werden von PaperOffice alle benötigten Datenbanken automatisch angelegt (empfohlen)

8. Der Datenbankmanager ist nur bereit, Ihre neue mySQL-Datenbank anzulegen.
Klicken Sie auf "Neue Datenbank erstellen", um den Erstellungsvorgang zu starten.

9. Geben Sie einen Namen für die neue Datenbank ein. Dieser Name erscheint später im Login-Fenster von Realify PaperOffice™ DMS.

10. Klicken Sie auf "Fertigstellen"

Starten Sie Realify PaperOffice™ DMS neu, um mit Ihrer neuen mySQL-Datenbank zu arbeiten.


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Verwalten von Archiven

Wie lege ich ein neues Archiv an?

Artikel-ID: #RPOHD2208

Um ein neues Archiv in Realify PaperOffice™ DMS anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie den Reiter "Archiv"

2.Klicken Sie auf "Neues Archiv anlegen"


Die Vorgaben für das neue Archiv können frei festgelegt werden:

"Bitte geben Sie einen Namen für das neue Archiv ein"

  • Geben Sie hier einen frei wählbaren Namen für das Archiv ein. Dieser Name wird auch im Anmeldefenster von Realify PaperOffice™ DMS angezeigt.


"Kategorien aus dem aktuellen Archiv kopieren"

  • Bei aktiv werden die aktuellen Kategorien auch in das neue Archiv automatisch angelegt. Bitte beachten Sie, dass die Kategorienübernahme nur beim Erstellen eines neuen Archives in der Maske "Neues Archiv erstellen" möglich ist.


"Folgende Benutzer haben Zugriff auf dieses Archiv"

  • Legen Sie hier fest, welche Benutzer Zugriff auf das neu erstellte Archiv haben sollen.


Nachdem Sie alle Parameter angegeben haben, klicken Sie auf "Neues Archiv erstellen" um den Vorgang zu starten.


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Wie ändere ich die Archiveigenschaften?

Artikel-ID: #RPOHD2300

Um die Eigenschaften des aktuellen Archives zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie den Reiter "Archiv" in Ihrem Realify PaperOffice™ DMS

2. Klicken Sie auf "Archiveigenschaften ändern"


Name des aktuellen Archives

  • Geben Sie hier einen frei wählbaren Namen für das Archiv an. Dieser Name wird auch im Login-Fenster von Realify PaperOffice™ DMS angezeigt.


Option 256bit SECURE Dateisystem-Dokumentenverschlüsselung aktivieren

  • Wenn aktiv, speichert Realify PaperOffice™ DMS Ihre Dokumente mit einer 256bit Verschlüsselung ab.
    Bereits vorhandene Objekte werden bei Aktivierung verschlüsselt, bei Deaktivierung der Verschlüsselung entschlüsselt.

Achtung: Bei aktivierter Verschlüsselung können Sie die von PaperOffice angelegten Kopien nur noch aus PaperOffice heraus öffnen.

Um diese Objekte mit Ihrem Windows-Explorer zu öffnen, muss die Verschlüsselung deaktiviert sein. Es wird ausdrücklich empfohlen, Objekte nur aus PaperOffice zu öffnen, da ansonsten relevante Dokumentmappen Daten wie z.B. Vorschaubilder und Texterkennung nicht aktualisiert werden.


Folgende Benutzer haben Zugriff auf dieses Archiv

  • Legen Sie hier fest, welche Benutzer Zugriff auf dieses Archiv erhalten sollen


Klicken Sie auf "Änderungen übernehmen", um die neuen Eingaben zu speichern.


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Wie lösche ich ein Archiv?

Artikel-ID: #RPOHD2392

Dieser Vorgang löscht das ausgewählte komplette Archiv und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Um ein Archiv zu löschen (das aktuelle kann nicht gelöscht werden) gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie den Reiter "Archiv" in Ihrem Realify PaperOffice™ DMS

2. Klicken Sie auf "Archiv löschen"

3. Wählen Sie das zu löschende Archiv

4. Bestätigen Sie die Löschung mit Klick auf "Archiv löschen"


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