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Letzte Aktualisierung am 07.12.2016

Emails direkt aus Outlook aufnehmen

Artikel-ID: #RPOHD3864

Die Version PaperOffice 2014 Stealth unterstützt die direkte Aufnahme von Emails aus Outlook 2007 und 2010.

Dabei wird nicht nur die E-Mail direkt in PaperOffice aufgenommen, sondern auch alle vorhandenen Emailanlagen werden automatisch extrahiert, als einzelne Objekte in die Dokumentenmappe aufgenommen und für die Volltextsuche indexiert.

Um eine E-Mail direkt aus Outlook zu übergeben, markieren Sie diese und klicken anschließend auf den Knopf "PaperOffice":

Wichtig: Bitte beachten Sie, dass eine reibungslose Integration von PaperOffice AddIns in Microsoft Office Produkte nur dann gewährleistet wird, wenn die jeweiligen Microsoft Office Programme (Word, Excel, Outlook) mit Administratorenrechten gestartet werden.

Für die Archivierung Ihrer Emails unter anderen Versionen (ausser Stealth), gehen Sie wie folgt vor:

1. Archivierung von Emails über ContextMenu "in Realify PaperOffice™ DMS aufnehmen"

Wählen Sie die Email aus, die Sie archivieren möchten.
Ziehen Sie diese Email in einen beliebigen Ordner rein.
Klicken Sie mit Ihren rechten Maustaste auf die Datei und wählen "in Realify PaperOffice™ DMS aufnehmen" aus.
Der Realify PaperOffice™ DMS Exchange Dialog geht auf, Sie können nun Ihre Angaben modifizieren und in PaperOffice archivieren.

2. Archivierung von Emails über "Verzeichnisüberwachung"

Wählen Sie die Email aus, die Sie archivieren möchten.
Legen Sie einen Ordner an, der von PaperOffice überwacht wird. Gehen Sie dafür auf PaperOffice Start - "Verzeichnisüberwachung.
Fügen Sie den Ordner hinzu, den Sie für die Überwachung ausgewählt haben, indem Sie auf "Hinzufügen" klicken und weisen eine Regel hinzu, wie z.B "Automatische Dokumentmappe".
Speichern Ihre Angaben.
Ziehen Sie nun Ihre Emails in diesen überwachbaren Ordner rein - diese werden automatisch in PaperOffice archiviert.


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Der Übergabeknopf "PaperOffice" fehlt in Outlook

Artikel-ID: #RPOHD3956

Bitte beachten Sie, dass der Übergabeknopf "PaperOffice" in Ihrem Outlook nur für die Realify PaperOffice™ DMS Stealth Version verfügbar ist.
Für andere Realify PaperOffice™ DMS Versionen gibt es mehrere Möglichkeiten Ihre Emails mit Anhänger in PaperOffice zu archivieren, hierbei erwähnen wir zwei, die sich bei vielen Kunden bereits bewährt haben:

1. Archivierung von Emails über ContextMenu "in Realify PaperOffice™ DMS aufnehmen"

Wählen Sie die Email aus, die Sie archivieren möchten.
Ziehen Sie diese Email in einen beliebigen Ordner rein.
Klicken Sie mit Ihren rechten Maustaste auf die Datei und wählen "in Realify PaperOffice™ DMS aufnehmen" aus.
Der Realify PaperOffice™ DMS Exchange Dialog geht auf, Sie können nun Ihre Angaben modifizieren und in PaperOffice archivieren.

2. Archivierung von Emails über "Verzeichnisüberwachung"

Wählen Sie die Email aus, die Sie archivieren möchten.
Legen Sie einen Ordner an, der von PaperOffice überwacht wird. Gehen Sie dafür auf PaperOffice Start - "Verzeichnisüberwachung.
Fügen Sie den Ordner hinzu, den Sie für die Überwachung ausgewählt haben, indem Sie auf "Hinzufügen" klicken und weisen eine Regel hinzu, wie z.B "Automatische Dokumentmappe".
Speichern Ihre Angaben.
Ziehen Sie nun Ihre Emails in diesen überwachbaren Ordner rein - diese werden automatisch in PaperOffice archiviert.

Für den Einsatz der Version "Stealth" führen Sie folgende Schritte durch:
Sollten Sie den Übergabebutton "PaperOffice" für die automatische Emailübergabe gelöscht oder sich diese Komponente nicht automatisch auf Ihrem System registriert haben, so können Sie dies manuell durchführen:

1. Wählen in Outlook "Extras -> Vertrauensstellungscenter"

2. Wählen Sie "Add-Ins"

3. Wählen Sie aus der Auswahlliste "Verwalten" den Wert "COM-Add-Ins" und klicken Sie auf "Gehe zu..."

4. Aktivieren Sie die Checkbox "PaperOffice 2014 Outlook-Addin"

5. Klicken Sie auf „OK“

Wichtig: Bitte beachten Sie, dass eine reibungslose Integration von PaperOffice AddIns in Microsoft Office Produkte nur dann gewährleistet wird, wenn die jeweiligen Microsoft Office Programme (Word, Excel, Outlook) mit Administratorenrechten gestartet werden.
Hinweis: Um den Übergabeknopf "PaperOffice" zu entfernen (nicht empfohlen), deaktivieren Sie im Schritt 4 die Checkbox.


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Allgemeine Informationen zur Sammelablage

Artikel-ID: #RPOHD4416

Die in Realify PaperOffice™ DMS integrierte Sammelablage fungiert als persönliche Sammelablage um Dokumente vorerst aufzunehmen ohne diese im Archiv abzulegen und als Bearbeitungs-Werkzeug für virtuelle Dokumentmappen, welche hier in Einzelobjekte aufgetrennt und wieder zusammengesetzt werden können.

Des Weiteren können virtuelle Dokumentmappen, welche nicht im Archiv eingecheckt sind, intern an andere Benutzer versendet werden. Zudem können Dateien und Dokumente per Drag&Drop von der Sammelablage direkt in den Objekt-Bereich innerhalb einer Dokumentmappe kopiert oder verschoben werden.

Die erweiterte Sammelablage von Realify PaperOffice™ DMS bietet Ihnen u.a. folgende Funktionen an:

  • Verteilen von Dokumentmappen an andere Benutzer
  • Aufnehmen von beliebigen Dateiobjekten (Office, Bilder, PDF, ...)
  • Aufnehmen von beliebigen Scandokumenten
  • Aufnehmen von Scanobjekten direkt vom Scanner über "Neu" -> "Papierdokumente einscannen"
  • Aufnehmen von Druckaufträgen des PaperOffice Druckers
  • Aufnehmen von Emailnachrichten direkt aus Outlook (falls integriert)
  • Aufnehmen von Dokumentmappen direkt aus PaperOffice per Drag&Drop
  • Zerlegen und Zusammenfügen von Dokumentmappen in bzw. aus Einzelkomponenten
  • Erstellen von Dokumentmappen mit einem Klick
  • Festlegen des Druckauftragsformates


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