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Letzte Aktualisierung am 07.12.2016

Allgemeine Einstellungen

Einstellungen unter "Dokumentmappenobjekte"

Artikel-ID: #RPOHD2576

Legen Sie hier fest, mit welchem Programm welcher Dateityp geöffnet werden soll.

Sie haben zudem jederzeit die Möglichkeit Dateien mit "Öffnen mit..." zu bearbeiten:

1.Klicken Sie mit rechter Maustaste auf ein Dokument (im FlipView oder Detailansicht)

2.Wählen Sie "Öffnen mit..." um eine Applikation zu wählen


"Vorschau (Thumbnail) -Qualität"

Legen Sie hier die Kompressionsrate für die Vorschaubilderstellung fest.


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Einstellungen unter "Dokumentmappenliste"

Artikel-ID: #RPOHD9016

Wählen Sie hier die Standardsortierungen und Reihenfolge für Ihre Dokumentmappenlisten.

"Automatische Spaltenbreite einstellen"

Bei aktiv werden Sie Anzeigespalten automatisch auf die Feldlänge angepasst.


"Dokumentmappenstatus anzeigen"

Bei aktiv können Dokumentenmappen Statuszustände zugewiesen werden.


"Maximale Dokumentmappenanzahl pro Kategorie auf 3000 begrenzen"

Bei aktiv (empfohlen) wird die maximale Anzeige der Dokumentenmappen pro Kategorie auf 3000 begrenzt.


"Unterkategorie wählt automatisch Hauptkategorie aus"

Bei aktiv wird bei der Auswahl einer übergeordneten Kategorie auch der Inhalt der Unterkategorien angezeigt.


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Einstellungen unter "Allgemein"

Artikel-ID: #RPOHD2668

Unter "Allgemeine Programmeinstellungen" können folgende Einstellungen von Ihnen vorgenommen werden:

- Defaultname für neue Dokumentmappen. Bei Eingabe der neuen Dokumentmappenbezeichnung wird dieser Name sozusagen als Standardbezeichnung verwendet. Sie können ebenfalls Variablen benutzen, zB %datum% wird das aktuelle Datum eingesetzt und bei %zeit% die aktuelle Uhrzeit
- "Doppelklick auf FlipView-Objekt öffnet die Datei mit Originalprogramm"- Dokumentmappe löschen, löscht dazugehörige Bilder und Dateien- Servermodul verwenden (Konfigurationsdatei erforderlich)


Texterkennung OCR-Funktion

Realify PaperOffice™ DMS verfügt über eine OCR Texterkennung der neuesten Generation, diese wird durch Branchenwörterbücher ermöglicht, welche ständig aktualisiert werden aus den Bereichen Allgemein, Medizin, Recht, Industrie und Finanzen.

Für perfekte Ergebnisse werden erkannte Dokumente automatisch auf Rechtschreibung korrigiert - in mehr als 160 Sprachen, darunter auch Sonderzeichensätze wie z.B. kyrillisch, arabisch, asiatisch.

Spracheinstellungen für einzelne Dokumente können innerhalb der Dokumentmappe, unter Objektverwaltung, vorgenommen werden. Klicken Sie einfach auf das entsprechende Dokument mit rechter Maustaste und wählen "FileOCRmax™: Sprache für Texterkennung festlegen" aus.

Download transparenter wichtiger Updates im Hintergrund zulassen
Realify PaperOffice™ DMS passt sich ganz automatisch den wichtigen Updates, welche durch Ihr Betriebssystem durchgeführt werden, an. Hierfür wird ein temporäres Verzeichnis erstellt. Durch die Entfernung des Häkchens können wichtige Updates nicht mehr runtergeladen werden, daher empfehlen wir das Häkchen gesetzt zu lassen.


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Einstellungen unter "ExplorerConnect"

Artikel-ID: #RPOHD2852

Durch die direkte Integration in den Windows-Explorer können Sie schnell und bequem jegliche Dateien direkt per Mausklick in Realify PaperOffice™ DMS speichern.
Der Punkt Arbeitsplatz wird um das virtuelle Laufwerk "ExplorerConnect" erweitert.
Alle Dateien, die in dieses virtuelle Laufwerk gespeichert werden, werden ganz automatisiert in Realify PaperOffice™ DMS durch den Einsatz von Exchange Dialog aufgenommen.
Wählen Sie in der Liste den Laufwerksbuchstaben aus, unter welchem ExplorerConnect dargestellt werden soll.


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Wie bearbeite ich MwSt-Sätze?

Artikel-ID: #RPOHD2484

Um die Mehrwertsteuersätze in Realify PaperOffice™ DMS zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:

Wählen in Ihrem Realify PaperOffice™ DMS den Punkt "Dokumentmappen" und danach "MwSt-Sätze bearbeiten"aus.


Es erscheinen die Einstellungen für verfügbare MwSt-Sätze:


Bearbeiten Sie hier die gewünschten MwSt-Sätze und bestätigen Sie anschließend Ihre Eingaben mit "Speichern".


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Kategorien

Was bedeuten Kategorie- Ordner in Realify PaperOffice™ DMS?

Artikel-ID: #RPOHD2944

Die Hauptindexierung erfolgt in Realify PaperOffice™ DMS durch die Zuordnung von Kategorie- Ordner für Dokumentmappen. Die Kategorie- Ordner in Realify PaperOffice™ DMS sind gleichzusetzen mit Ihren derzeitigen Ordnern.

Dabei kann eine Dokumentmappe einem Kategorie- Ordner oder beliebig vielen verschiedenen Kategorie- Ordnern zugewiesen werden.

Die Kategorieverwaltung ermöglicht es individuelle Kategoriebäume mit Hauptkategorie- Ordner (= Ihre Ordner) und Unterkategorie- Ordner (=Ordner-Register) aufzubauen. Diese verschiedene Kategorien können anschliessend z.B. visuell gekennzeichnet oder mit Benutzerrechten versehen werden. 


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Wie kann ich Kategorie- Ordner verwalten?

Artikel-ID: #RPOHD3036

Sie können Kategorien je nach Einsatzgebiet frei anlegen, löschen und verwalten.Hinweis: Um die aktuellen Änderungen nicht zu speichern, klicken Sie nicht auf "Kategorien speichern", sondern auf "Wiederherstellen".

Um Kategorien zu verwalten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie den Reiter "Dokumentmappen" in Ihrem Realify PaperOffice™ DMS
2. Klicken Sie auf "Kategorie- Ordner verwalten"

Um einen neuen Hauptkategorie- Ordner anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf "Neuen Kategorie- Ordner anlegen"
2. Geben Sie einen frei wählbaren Kategorie- Ordner Namen ein
3. Wählen Sie ein Icon für diese Kategorie- Ordner aus
4. Legen Sie ggfs. fest, welche Benutzer oder Gruppen auf diesen neuen Kategorie- Ordner zugreifen dürfen


Um eine neue Unterkategorie- Ordner anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie den Haupt- oder Unterkategorie- Ordner, unter dem der neue Unterkategorie- Ordner erstellt werden soll
2. Klicken Sie auf "Neuen Unterkategorie- Ordner anlegen"
3. Geben Sie einen frei wählbaren Unterkategorie- Ordner Namen ein
4. Wählen Sie ein Icon für diesen Unterkategorie- Ordner
5. Legen Sie ggfs. fest, welche Benutzer oder Gruppen auf diesen neuen Unterkategorie- Ordner zugreifen dürfen

Um automatisch ein A-Z Register, Zahlenfolgeregister oder Januar-Dezember Register anzulegen gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie wie oben beschrieben vor, klicken jedoch anstatt auf "Neue Kategorie anlegen" oder "Neue Unterkategorie anlegen" auf „Automatische Unterkategorien“. Wählen danach „A-Z anlegen“, „Zahlenfolge anlegen“ oder „Januar-Dezember anlegen“ aus
2. Um die Reihenfolge von Kategorie- Ordnern zu ändern, verwenden Sie die Buttons "Pfeil hoch/Pfeil runter" oder alternativ Drag & Drop


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Wie importiere/exportiere ich bestehende Kategorie-Strukturen?

Artikel-ID: #RPOHD17112

Ganz egal, ob Immobilien- oder Fahrzeugverwaltung, Realify PaperOffice™ DMS bietet Ihnen bereits vordefinierte Kategorie- Ordner Strukturen an, die durch Importieren ganz einfach in Ihre Kategorie- Struktur importiert werden können. Oder Sie können bereits angelegte Kategorie- Ordner exportieren und auf einer anderen Realify PaperOffice™ DMS Installation wieder importieren.
Wählen Sie in der Kategorie- Ordner Bearbeitung und danach "Importieren" einfach den Punkt "aus Datei importieren aus und geben den Pfad zu der .pokat Datei an.

Bei der Installation einer Demodatenbank, werden Ihnen bereits durch unser Team vorgefertigte Kategorie- Ordner Strukturen mitgeliefert.


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Wie lege ich die Startkategorie fest?

Artikel-ID: #RPOHD3128

Um direkt nach dem Start von Realify PaperOffice™ DMS sofort einen bestimmten Kategorie- Ordner anzeigen zu lassen, sozusagen "Startkategorie",
gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der Hauptübersicht von Realify PaperOffice™ DMS mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Startkategorie- Ordner und wählen Sie "als Startkategorie- Ordner festlegen".

2. Beim nächsten Start von Realify PaperOffice™ DMS wird Ihnen der ausgewählte Kategorie- Ordner zuerst angezeigt.


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Wie weit kann ich den Kategoriebaum strukturieren?

Artikel-ID: #RPOHD16376

Unter Berücksichtigung der evtl. durch die eingesetzte Edition vorhandene maximale Kategorieanzahl (mySQL: unbegrenzt), gibt es hinsichtlich Tiefe und Breite des Kategoriebaums keine technischen Einschränkungen.


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Benutzerdefinierte Felder

Was bedeuten benutzerdefinierte Felder in Realify PaperOffice™ DMS?

Artikel-ID: #RPOHD3220

Benutzerdefinierte Felder in Realify PaperOffice™ DMS sind Felder, die der Dokumentmappe hinterlegt werden können.

Sie können in Realify PaperOffice™ DMS beliebig viele benutzerdefinierte Felder anlegen, um z.B. Informationen, die das hinzugefügte Dokument oder Datei nicht beinhaltet, zu hinterlegen und danach explizit zu suchen. Legen Sie z.B. den Namen eines Fachberaters, den Liefertermin, die Kundennummer oder eine Vertragsnummer an.

Diese Felder stehen Ihnen dann überall in Realify PaperOffice™ DMS zur Verfügung.


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Wie kann ich benutzerdefinierte Felder bearbeiten?

Artikel-ID: #RPOHD3312

Um benutzerdefinierte Felder in Realify PaperOffice™ DMS zu bearbeiten gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie den Reiter "Dokumentmappen" in Realify PaperOffice™ DMS

2. Klicken Sie auf "Benutzerdefinierte Felder bearbeiten"

Um ein neues benutzerdefiniertes Feld anzulegen gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf "Neues Feld anlegen"

2. Geben Sie einen frei wählbaren Namen für das neue Feld an

3. Geben Sie an, um welchen Datentyp es sich bei diesem Feld handelt. Zudem legen Sie ggfs. einen Standardwert für dieses Feld fest.

4. Wählen Sie, ob dieses neue Feld in allen Archiven verfügbar sein soll.

5. Wählen Sie Kategorie- Ordner, in denen das Feld verfügbar sein soll.

6. Klicken Sie auf "Speichern".

Um ein benutzerdefiniertes Feld zu löschen gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie links das zu löschende Feld.

2. Klicken Sie auf "Feld löschen" um das markierte Feld zu löschen.

Achtung: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.


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Mehrstufige Benutzerrechte

Wie aktiviere ich die schnelle Benutzerumschaltung?

Artikel-ID: #RPOHD5152

Realify PaperOffice™ DMS unterstützt je nach Programmversion bis zu 50 lokale Benutzer und unbegrenzte Anzahl von Netzwerkbenutzern.

Um schnell zwischen lokalen Benutzern umherzuschalten gehen Sie wie folgt vor:

1. Drücken Sie die "F10"-Taste

2. Realify PaperOffice™ DMS ist nun gesperrt und kann ohne Passworteingabe nicht reaktiviert werden.

3. Klicken Sie auf einen Benutzer und geben das entsprechende Passwort ein (falls Benutzerpasswort zu diesem Benutzer hinterlegt wurde)

4. Der neue Benutzer wird jetzt in Realify PaperOffice™ DMS angemeldet.

Hinweis: Die Benutzersperrung kann auch nach einer frei wählbaren Inaktivzeit automatisch aktiviert werden. Falls der Computer bei Nichtbenutzung nach einer bestimmten Zeit gesperrt werden soll:

1. Klicken Sie auf "Startmenü"

2. Wählen Sie "Benutzerverwaltung"

3. Aktivieren Sie "Automatische Abmeldung bei Inaktivität in Minuten" und legen Sie einen Zeitraum fest.


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Allgemeine Informationen zu der Benutzer- und Rechteverwaltung

Artikel-ID: #RPOHD5244

Realify PaperOffice™ DMS verwaltet je nach Programmversion bis zu 50 lokale Benutzer und unbegrenzt viele Netzwerkbenutzer.

Benutzerrechte werden direkt in der Datenbank gespeichert und sind somit netzwerkweit gültig.

Sie können z.B.

  • Benutzergruppen bilden
  • globale Benutzerrechte festlegen
  • Archive für Benutzer sperren und freigeben
  • Dokumentmappen individuelle Benutzerrechte zuweisen
  • Dokumentmappen im Netzwerk verteilen
  • Dokumentenverläufe einsehen
  • Kategorien nach Benutzern sperren und freigeben
  • Mitarbeiterfotos für schnellere Verteilung hinterlegen


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Wie kann ich neue Benutzer anlegen und verwalten?

Artikel-ID: #RPOHD5336

Um neue Benutzer anzulegen oder bestehende zu verwalten gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in Ihrem Realify PaperOffice™ DMS auf "Einstellungen"

2. Wählen Sie "Benutzer- und Rechteverwaltung" aus

Die Benutzer- und Rechteverwaltung ist selbsterklärend und leicht zu konfigurieren.


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Wie kann ich Benutzer automatisch abmelden und Realify PaperOffice™ DMS sperren?

Artikel-ID: #RPOHD5428

Die Benutzersperrung kann nach einer frei wählbaren Inaktivzeit automatisch aktiviert werden, falls der Computer bei Nichtbenutzung
nach einer bestimmten Zeit gesperrt werden soll:

1. Klicken Sie in Ihrem Realify PaperOffice™ DMS auf "Einstellungen"

2. Wählen Sie "Benutzer- und Rechteverwaltung" aus

3. Aktivieren Sie "Automatische Abmeldung bei Inaktivität in Minuten" und legen einen Zeitraum fest.


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Wie gross sollte ein optimales Benutzerfoto sein?

Artikel-ID: #RPOHD5612

Die optimale Grösse für Benutzerfotos beträgt 64 x 64 Pixel.


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Workflow mit FileOCRmax™

FileOCRmax™ Statusbalken

Artikel-ID: #RPOHD9292

Realify PaperOffice™ DMS beinhaltet in der unteren Statusleiste das Feld "FileOCRmax™ Status anzeigen".
Durch das innovative FileOCRmax™ IntelligentSystem erkennt Realify PaperOffice™ DMS ganz automatisiert sobald neue Dokumente zur Texterkennung vorhanden sind.
Durch die vordefinierte Spracheinstellungen findet eine detaillierte Dokumentanalyse im LiveView-Modus statt.

Sobald Sie neue Objekte in Ihr Realify PaperOffice™ DMS hinzugefügt, sowie Ihre Dokumentmappe gespeichert haben, startet die FileOCRmax™ Texterkennung. Durch Klick auf das Feld, öffnet sich das FileOCRmax™ Fenster, wo Sie live einsehen können, in welcher Phase sich Ihr aktueller Job befindet.  


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FileOCRmax™ Sprache

Artikel-ID: #RPOHD9384

Um die Spracheinstellung für die FileOCRmax™ Texterkennung festzulegen, gibt es zwei Möglichkeiten:

- durch die allgemeine Spracheinstellung über das Realify PaperOffice™ DMS Menu

- durch jeweilige Spracheinstellung einzelner Objekte innerhalb der Dokumentmappe

Um die allgemeine Texterkennungssprache vorzunehmen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in Ihrem Realify PaperOffice™ DMS auf "Einstellungen"
2. Wählen "Einstellungen ändern" aus
3. Im Bereich "Allgemein" wählen neben "Texterkennung OCR-Funktion" die allgemeine Texterkennungssprache aus

Perfekte OCR-Texterkennung erfolgt durch Branchenwörterbücher, welche ständig aktualisiert werden aus den Bereichen Allgemein, Medizin, Recht, Industrie und Finanzen. Für perfekte Ergebnisse werden erkannte Dokumente automatisch auf Rechtschreibung korrigiert - in mehr als 160 Sprachen, darunter auch Sonderzeichensätze wie z.B. kyrillisch, arabisch, asiatisch.

Durch das in Realify PaperOffice™ DMS integrierte FIS (FileIntelligentSystem) haben Sie die Möglichkeit jede einzelne Datei innerhalb der Dokumentmappe mit verschiedenen Sprachen Text zu erkennen, ohne die Haupteinstellung ändern zu müssen.
Die jeweilige Spracheinstellung einzelner Objekte erfolgt direkt aus Ihrer Dokumentmappe heraus
Öffnen Sie hierfür Ihre Dokumentmappe, gehen auf den Reiter "Objekte" und wählen ein Objekt aus, welches Sie in einer anderen Sprache als die vordefinierte texterkennen möchten.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen den Eintrag "Texterkennung (OCR)" und die jeweilige Sprache aus.


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FileOCRmax™ Vorgehensweise

Artikel-ID: #RPOHD9476

Nachdem Sie neue Objekte in Ihre Dokumentmappe hinzugefügt sowie die Sprache durch die allgemeine Spracheinstellung oder durch
individuelle Einstellung festgelegt haben, beginnt die Texterkennung, welche durch FileOCRmax™ ausgeführt wird.

Die automatisierte Dokumentverarbeitung erfolgt im Hintergrund, das FileOCRmax™ IntelligentSystem erkennnt und automatisiert sich sobald neue Dokumente vorhanden sind.
Dank der in Realify PaperOffice™ DMS integrierten Statusleiste, können Sie ganz einfach erkennen, welches Dokument zurzeit verarbeitet wird.

Klicken Sie auf das Informationssymbol von FileOCRmax™ - ein neues Fenster öffnet sich.

FileOCRmax™ führt live die Texterkennung Ihres Objektes durch und erstellt ebenfalls eine formatierte Text-Datei, eine bearbeitbare Word-Datei und eine durchsuchbare PDF-Datei.

Nachdem die Datei erfolgreich texterkannt und die jeweiligen Text, PDF und Word Dateien erstellt wurden, wird Ihnen angezeigt,
dass FileOCRmax™ erfolgreich abgeschlossen wurde.
Die Dateien werden in Ihrer Datenbank gespeichert und bei Abruf sofort angezeigt.

Klicken Sie dafür auf das Vorschaubild mit der rechten Maustaste und wählen eine der folgenden Optionen aus:

- als PDF anzeigen

- als DOC anzeigen

- als TXT anzeigen


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