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Letzte Aktualisierung am 06.12.2016

Allgemein

Allgemeine Informationen zur Sammelablage

Artikel-ID: #RPOHD4416

Die in Realify PaperOffice™ DMS integrierte Sammelablage fungiert als persönliche Sammelablage um Dokumente vorerst aufzunehmen ohne diese im Archiv abzulegen und als Bearbeitungs-Werkzeug für virtuelle Dokumentmappen, welche hier in Einzelobjekte aufgetrennt und wieder zusammengesetzt werden können.

Des Weiteren können virtuelle Dokumentmappen, welche nicht im Archiv eingecheckt sind, intern an andere Benutzer versendet werden. Zudem können Dateien und Dokumente per Drag&Drop von der Sammelablage direkt in den Objekt-Bereich innerhalb einer Dokumentmappe kopiert oder verschoben werden.

Die erweiterte Sammelablage von Realify PaperOffice™ DMS bietet Ihnen u.a. folgende Funktionen an:

  • Verteilen von Dokumentmappen an andere Benutzer
  • Aufnehmen von beliebigen Dateiobjekten (Office, Bilder, PDF, ...)
  • Aufnehmen von beliebigen Scandokumenten
  • Aufnehmen von Scanobjekten direkt vom Scanner über "Neu" -> "Papierdokumente einscannen"
  • Aufnehmen von Druckaufträgen des PaperOffice Druckers
  • Aufnehmen von Emailnachrichten direkt aus Outlook (falls integriert)
  • Aufnehmen von Dokumentmappen direkt aus PaperOffice per Drag&Drop
  • Zerlegen und Zusammenfügen von Dokumentmappen in bzw. aus Einzelkomponenten
  • Erstellen von Dokumentmappen mit einem Klick
  • Festlegen des Druckauftragsformates


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Funktionsweise

Wie verteile ich Dokumentmappen an andere Benutzer?

Artikel-ID: #RPOHD4508

Um eine Dokumentmappe an andere Benutzer (lokal oder im Netzwerk) zu verteilen gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie Ihre Sammelablage und ziehen Sie die gewünschte Dokumentmappe in Ihre Sammelablage


2. Wählen Sie nach dem Ziehen, ob Sie das Original "aus Archiv auschecken" oder eine Kopie "Kopie erstellen" verteilen möchten.

3. Markieren Sie die gewünschte oder mehrere Dokumentmappen.

4. Klicken Sie in der Sammelablage auf "Senden".

5. Ziehen Sie die zu verteilende Dokumentmappe auf den Benutzer, der diese erhalten soll.

6. Fügen Sie optional eine Notiz für den Empfänger hinzu. Diese Notiz erscheint als virtueller Notizzettel zusätzlich beim Empfänger.

7. Klicken Sie auf "Senden".

Hinweis: Die gerade versendete Dokumentmappe befindet sich nun unter „Ansichten“ in „Meine Dokumentmappen“ und unter Ihren "Gesendete Dokumentmappen".


Falls Sie eine Original-Dokumentmappe versendet haben, können Sie diese jederzeit zurückholen. Klicken Sie unter Ihren
"Gesendete Dokumentmappen" einfach auf "Dokumentmappe zurückholen".


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Wie füge ich Dokumente direkt aus dem Windows Explorer der Sammelablage hinzu?

Artikel-ID: #RPOHD4600

Die Sammelablage unterstützt nahezu jeden Dateityp (Office, Bilder, PDF, ...)

Um eine oder mehrere Dateien per Drag & Drop direkt aus Ihrem Windows Explorer in die Sammelablage zu ziehen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie im Windows-Explorer die gewünschten Dateien.

2. Ziehen Sie diese in die Sammelablage


Hinweis: Bevor Sie einzelne oder mehrere Dateien aus der Sammelablage in Realify PaperOffice™ DMS aufnehmen können, müssen Sie diese
in eine Dokumentmappe einfügen. Markieren Sie eine oder mehrere Dateien, klicken mit der rechten Maustaste und wählen
"Dokumentmappe erstellen und Objekte einfügen" aus.


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Wie scanne ich Papierseiten in die Sammelablage ein?

Artikel-ID: #RPOHD4692

Die Sammelablage ermöglicht durch die eigene integrierte Scan Engine das direkte Einscannen von Papierdokumenten mit anschließender OCR-Texterkennung.

Nachdem Sie Ihre Papierdokumente eingescannt haben, können Sie diese in bestehende Dokumentmappen ziehen oder aus den/der Datei/en Dokumentmappen erstellen, um diese in Realify PaperOffice™ DMS aufzunehmen.

Um eine oder mehrere Papierseiten einzuscannen gehen Sie wie folgt vor:

1. Stellen Sie sicher, dass Ihr Scanner betriebsbereit ist.

2. Klicken Sie in der Sammelablage auf "Neu".

3. Wählen Sie "Papierdokumente einscannen"

4. Es erscheint der Realify PaperOffice™ DMS Scanner Dialog. Legen Sie die Scanparameter fest.

5. Klicken Sie auf "Scanvorgang starten".

6. Nach Abschluss des Scanvorgangs liegt die Scandatei automatisch in Ihrer Zwischenablage.


Hinweis: Bevor Sie einzelne oder mehrere Dateien aus der Sammelablage in Realify PaperOffice™ DMS aufnehmen können, müssen Sie diese in eine Dokumentmappe einfügen. Markieren Sie eine oder mehrere Dateien, klicken mit der rechten Maustaste und wählen "Neue Dokumentmappe erstellen und markiertes Objekt einfügen" aus.


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Wie füge ich Druckaufträge in die Sammelablage über den virtuellen Drucker hinzu?

Artikel-ID: #RPOHD4876

Realify PaperOffice™ DMS unterstützt die Aufnahme von Druckaufträgen direkt in die Sammelablage.

Um z.B. aus Ihrer Warenwirtschaft zu archivieren, drucken Sie einfach Ihr Dokument auf dem Realify PaperOffice™ DMS-Drucker.
Das Dokument steht Ihnen sofort und ohne Umwege in der Sammelablage zur Verfügung.


Um über den virtuellen Drucker ein Dokument hinzuzufügen gehen Sie wie folgt vor:

1.Drucken Sie mit dem Programm Ihrer Wahl auf dem Realify PaperOffice™ DMS-Drucker, der automatisch mitinstalliert wird.

2.Realify PaperOffice™ DMS Exchange Dialog öffnet sich, wählen Sie hierbei „Objekt in die Sammelablag ablegen“ aus.

3.Das ausgedruckte Dokument steht Ihnen sofort in einer zusätzlich erstellten Dokumentmappe in der Sammelablage zur Verfügung.


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Wie füge ich Dateien aus der Sammelablage zur bestehenden Dokumentmappen hinzu?

Artikel-ID: #RPOHD4968

Dateien können direkt aus der Sammelablage in bestehende Dokumentmappen gezogen werden.

Diese Dateien werden automatisch in der Zieldokumentmapppe gespeichert.

Um eine Datei aus der Sammelablage in eine bestehende Dokumentmappe hinzuzufügen gehen Sie wie folgt vor:

1. Ziehen Sie eine oder mehrere Dateien aus der Sammelablage in eine bestehende Dokumentmappe rein:

Wählen Sie eine der 4 Optionen:

  • "Dokumentmappe öffnen und Objekt kopieren" kopiert diese Datei in die gewählte Dokumentmappe und öffnet diese anschließend.
  • "Dokumentmappe öffnen und Objekt verschieben" verschiebt diese Datei in die gewählte Dokumentmappe und öffnet diese anschließend.
  • "in diese Dokumentmappe kopieren" kopiert diese Datei in die gewählte Dokumentmappe.
  • "in diese Dokumentmappe verschieben" verschiebt diese Datei in die gewählte Dokumentmappe.


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