Virtuelle Dokumentmappen (Basis-Eigenschaften)

Virtuelle Dokumentmappen sind das zentrale Speicherelement in Realify PaperOffice™ DMS und sind am ehesten mit einer Klarsichthülle oder Hängemappe zu vergleichen und fungieren als Informations-Sammelcontainer.

Sie können in eine virtuelle Dokumentmappe nahezu alles speichern was zusammen gehört (Sammelmappe) und anschliessend unter anderem kategorisieren, verschlagworten und je nach Funktionsumfang mit Kontakten verknüpfen, auf Wiedervorlage legen, mit Benutzerrechten versehen.

Virtuelle Dokumentmappen werden in Ihrem Archiv gespeichert, das Archiv wiederum wird in der Realify PaperOffice™ DMS Datenbank gespeichert.



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Kategorisieren (Unterfunktion 1 von 11)

Sie können einer Dokumentmappe eine oder unbegrenzt viele Kategorien gleichzeitig zuweisen. Dabei existiert die Dokumentmappe nur einmal, kann aber so je nach ausgewählter Kategorie mehrfach angezeigt werden. Kategorien werden in der Kategorienverwaltung administriert.

in allen Editionen vorhanden


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Farbliche Kennzeichnung (Unterfunktion 2 von 11)

Jeder Dokumentmappe kann eine spezielle Farbe zugewiesen und so farblich gekennzeichnet werden. Der Dokumentmappenname wird dann mit dieser Farbe in der Dokumentmappenliste aufgelistet.

in allen Editionen vorhanden


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Dokumentmappenname (Unterfunktion 3 von 11)

Der Dokumentmappenname ist frei wählbar. Des Weiteren erkennt das intelligente System ähnliche, bereits angelegte Dokumentmappen, und liefert passende Namensvorschläge dazu.

in allen Editionen vorhanden


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Originalablage (Unterfunktion 4 von 11)

Hier kann hinterlegt werden, wo das Originaldokument abgelegt wurde. Originalablageorte können in der Originalablageort- Verwaltung administriert werden. Sie finden das passende Originaldokument schnell wieder oder werden z.B. beim Löschen der Dokumentmappe darauf hingewiesen das Original zu vernichten.

Starter-Editionab Basic-Edition vorhanden


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Dokumentmappenart (Unterfunktion 5 von 11)

Jeder Dokumentmappe kann eine primäre und eine sekundäre Dokumentmappenart zugewiesen werden. Nach diesen Dokumentmappenarten kann im Anzeigemanager gefiltert werden um z.B. nur alle Rechnungen angezeigt zu bekommen. Dokumentmappenarten können frei angelegt und administriert werden.

Starter-Editionab Basic-Edition vorhanden


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Belegdatum (Unterfunktion 6 von 11)

Hinterlegen Sie das Belegdatum direkt in der Dokumentmappe. Der Anzeigemanager kann auf diese Datumsangaben eingegrenzt werden um z.B. nur Dokumentmappen anzuzeigen, welche letzen Mai erstellt wurden.

in allen Editionen vorhanden


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Belegnummer (Unterfunktion 7 von 11)

Sie können die jeweilige Belegnummer direkt hinterlegen um später danach z.B. mit der erweiterten Suche danach zu suchen.

in allen Editionen vorhanden


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Beträge und MwSt (Unterfunktion 8 von 11)

Zu der Dokumentmappe können Netto- und Brutto-Beträge sowie der jeweilige MwSt Satz hinterlegt werden. So lassen sich in der Dokumentmappenliste automatisch Summen von ausgewählten Dokumentmappen berechnen.

in allen Editionen vorhanden


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Dokumentmappennotiz (Unterfunktion 9 von 11)

Zu jeder Dokumentmappe können Notizen, Hinweise oder Arbeitsanweisungen hinterlegt werden. Diese werden automatisch als virtueller PostIt angezeigt, sobald die Dokumentmappe angezeigt wird.

in allen Editionen vorhanden


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Integration in Dokumentmappen-Vorschau (Unterfunktion 10 von 11)

Integration in Dokumentmappen-Vorschau: Diese wird um den Reiter „hinterlegte Notizen“ erweitert und stellt so direkt in der Vorschau allen die Dokumentmappennotiz zur Verfügung

in allen Editionen vorhanden


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Dokumentmappenstatus (Unterfunktion 11 von 11)

Jede Dokumentmappe kann mit Statuszuständen versehen werden. Diese Statuszustände werden in der Dokumentmappenliste sichtbar aufgelistet, was den internen Workflow erheblich vereinfacht.

Starter-Editionab Basic-Edition vorhanden

Dieses Modul beinhaltet insgesamt 11 Unterfunktionen
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