Realify PaperOffice Corporate
Medical
Perfekt angepasst für den Einsatz im Bereich
Medizinische Einrichtungen & Praxen
Realify PaperOffice Corporate Medical ist die perfekt angepasste und praxiserprobte Branchenlösung inklusive einem einzigartigen Komplettpaket welches von der Analyse und Migration Ihrer aktuellen Arbeitsweise über Installation und Inbetriebnahme bis hin zur Einführungsschulung und Nachbesprechung einfach alles beinhaltet.

Vollständige Analyse Ihrer derzeitigen bestehenden Infrastruktur, des aktuellen Arbeitsablaufs und Festlegung des Idealszenarios
Detaillierte individuelle Planung und Festlegung der Ideal-Abbildung in die Realify PaperOffice™ DMS Corporate Branchenlösung
Installation, Konfiguration und geprüfte Inbetriebnahme von Realify PaperOffice™ DMS auf jedem gewünschtem Arbeitsplatz
Abbildung und Übergabe der Planungsvorgaben an Realify PaperOffice™ DMS inklusive Benutzer- und Rechteanpassungen
Globale Anpassung und Optimierung der idealen Kategorie- und Archivstrukturen auf Basis der festgelegten Planungsdaten
Individuelle Anpassung und Erstellung von benutzerdefinierten Formularen und Reports für die Workflow-Integration
Individuelle Anpassung und Erstellung von benutzerdefinierten Feldern und weitere benötigte optionale Anpassungen
Import und Migration von bestehenden Dokumenten und Daten in Realify PaperOffice™ DMS sowie Anbindung an ERP oder WaWi-Systeme
Erste Schritte, Funktionserklärung, Festlegung von Arbeitsabläufen und allgemeine Einführung in die Arbeit mit Realify PaperOffice™ DMS
Ausführliche Nachbesprechung durch Fragen- und Antwortklärung, technische Überprüfung und nachträgliche Anpassungen
Empfohlene praxiserprobte Einsatzbereiche
Einsatzbereich Starter Basic Business Corporate
Produktumfang
























Leistungsumfang
























Datensicherheit
























Einsatz im Privatbereich wie z.B. für private Unterlagen
Einfache Aufgaben wie z.B. Unterlagen organisieren, Papier-Dokumente einscannen, Dokumente verschlagworten, Kategorie- Ordner Verwaltung und Nutzung der Standard-Texterkennung.
























Einsatz für leichte Verwaltungstätigkeiten wie z.B. Vereinstätigkeiten
Aufgaben wie zuvor, jedoch zusätzlich einfache Verwaltungstätigkeiten wie z.B. Zuweisung von Dokumentmappen-Arten, 128bit verschlüsselte Datenspeicherung und Nutzung der Sammelablagen-Funktion.
























Einsatz z.B. in kleineren Büros, Arztpraxen oder Versicherungsagenturen
Aufgaben wie zuvor, jedoch zusätzlich mittlere Aufgaben wie z.B. Terminierung und Wiedervorlage von Dokumentmappen, Verwaltung von Adressen, Hinterlegung von Adress-Dokumenten, Mehrbenutzerbetrieb im Netzwerk, 256bit verschlüsselte Datenspeicherung, erweiterte Suche, Mehrfach-Archive und Festlegung von Zugriffsrechten.
























Einsatz z.B. in Büros, Unternehmen, Kanzleien oder Firmen jeglicher Art
Aufgaben wie zuvor, jedoch zusätzlich schwierige Aufgaben wie z.B. revisionssichere SQL-Datenspeicherung, Versionsverwaltung, 512bit verschlüsselte Datenspeicherung mit Stealth&Secure, benutzerdefinierte Formularanpassungen mit ReportDesigner.
Durch den Einsatz von SQL-Datenbanken gibt keine Dokument- oder Daten- oder Benutzerlimitierung weder technisch noch durch die Datenbank selber. Der Datenzugriff muss auch im Netzwerk schnellstmöglich und höchstperformant erfolgen. Ein Höchstmaß an Sicherheit muss gegeben sein.
























Einsatz als zugeschnittene Branchenlösung
Aufgaben wie zuvor, jedoch muss Realify PaperOffice™ DMS durch den FormularDesigner und ReportDesigner optimal zugeschnitten werden und in bestehende Abläufe oder Anweisungen nahtlos integriert werden. Dabei müssen nicht nur neue eigens definierte Formulare und Eingabefelder zur Verfügung gestellt, sondern auch bestehende Daten aus z.B. ERP-Systemen oder WaWi verbunden werden.
























Integration und freie Quellcode-Modifikation durch Customizing
Aufgaben wie zuvor, jedoch muss Realify PaperOffice™ DMS vollständig auf alle Wünsche durch Quellcode-Customizing modifiziert, angepasst und zugeschnitten werden. Jegliche Art von Quellcode-Änderungen müssen vorgenommen werden um so eine eigene individuelle Realify PaperOffice™ DMS Edition zu erhalten.
























Einsatz im Netzwerk mit bis zu 25 Arbeitsplätzen
Alle in Realify PaperOffice™ DMS gespeicherten Daten müssen für jeden Benutzer vollständig im Netzwerk verfügbar sein.
























Einsatz im Netzwerk mit bis zu 400 Arbeitsplätzen
Alle in Realify PaperOffice™ DMS gespeicherten Daten müssen vollständig im Netzwerk verfügbar sein. Dabei muss eine 100%ige Performance jederzeit gegeben sein, auch bei einer sehr hohen Anzahl von gleichzeitigen Benutzern und Vorgängen.
























Fernvernetzung mit interner oder externer Datenspeicherung
Mehrere Computer, Netzwerke oder Standorte sollen vollkommen ortsunabhängig auf den selben Datenbestand in Echtzeit zugreifen. Dabei wird der zentrale Datenbestand entweder intern im eigenen Netzwerk oder extern auf einem dezentralen Daten-Server gespeichert. Auf diesen zentralen Datenstamm greifen die Benutzer unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte in Echtzeit zu.

























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Ihr persönlicher Realify PaperOffice™ DMS Experte übernimmt alles für Sie

Damit Sie Zeit für das Wesentliche haben, übernimmt ein Realify PaperOffice™ DMS Experte für Branchenintegration sämtliche Aufgaben für den gesamten Einsatz von Realify PaperOffice™ DMS von der Erfassung Ihrer Vorgaben und Planung über Installation und Konfiguration bis hin zur Einführungsschulung und Nachbesprechung.
Sie haben immer nur einen festen Ansprechpartner für Realify PaperOffice™ DMS, welcher alle notwendige Arbeiten koordiniert - egal was benötigt wird und gelöst werden soll.


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Praxiserprobte und perfekte Dokument- und Kategoriestrukturen

Unsere Realify PaperOffice™ DMS Experten analysieren und planen zusammen mit Ihnen, wie Ihre Branchenlösung optimal und bestens in Ihren bestehenden Arbeitsablauf, Workflow und Mitarbeiterfluss integriert wird.

Dabei wird Ihre derzeitige Infrastruktur sowie Ihre bisherige Arbeitsweise durch den Einsatz von Realify PaperOffice™ DMS auf ein Höchstmaß optimiert und alle Ressourcen effizient genutzt.


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Zugeschnittene und hochperformante Dokumentverwaltung

Alle Arbeitsplätze werden mit Realify PaperOffice™ DMS optimal ausgerüstet, stehen sofort zum Produktivbetrieb bereit und sämtliche benötigten Maßnahmen und Anpassungen wie z.B. das Anlegen der Benutzer mit Zugriffsrechtzuweisung auf Basis Ihrer individuellen Vorgaben erfolgt durch unsere Experten damit Sie sich vollkommen auf den Einsatz von Realify PaperOffice™ DMS konzentrieren können.


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Individuelle und speziell angepasste Erfassungs-Formulare

Für die perfekte Integration in Ihre Arbeitsabläufe werden speziell auf Sie zugeschnittene benutzerdefinierte Formulare auf der Basis von praxiserprobten Vorgehensweisen erstellt und direkt in Realify PaperOffice™ DMS eingebunden.

Durch die direkte Hinterlegung und Speicherung von Erfassungsdaten zusammen im Informations- und Dokumentenpool wird Ihre Arbeitsweise auf ein Maximum optimiert.


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Globale Anpassung und Optimierung auf Basis Ihrer Planungsdaten

Dabei werden alle benötigten Programm-Vorgaben direkt und speziell auf Sie bezogen eingerichtet und schon fertig vorkonfiguriert. Das betrifft das Hinzufügen von eigenen und benötigten benutzerdefinierten Feldern für die individuelle Erfassung von bestimmten Daten wie auch das Verändern oder Hinzufügen von bereits eingesetzten Dokument-Farben oder Symbole.


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Erfassung vorhandener Dokumente und Dokument-Optimierung

Bereits vorhanden Dokumente können je nach Wunsch komplett oder teilweise in Ihr Realify PaperOffice™ DMS importiert, fertig verschlagwortet und kategorisiert werden.

Auch eigene Druckvorlagen oder Deckblätter können durch den integrierten ReportDesigner gemäss Ihrem Wunsch erstellt und für die Nutzung freigegeben werden.

Alle inbegriffenen Module und Funktionen im Vergleich

Zentralisieren & OrganisierenStarter
Edition
Basic
Edition
Business
Edition
Corporate
Edition
Virtuelle Dokumentmappen
(Basis-Eigenschaften)

Virtuelle Dokumentmappen sind das zentrale Speicherelement in Realify PaperOffice™ DMS und sind am ehesten mit einer Klarsichthülle oder Hängemappe zu vergleichen und fungieren als Informations-Sammelcontainer.

Sie können in eine virtuelle Dokumentmappe nahezu alles speichern was zusammen gehört (Sammelmappe) und anschliessend unter anderem kategorisieren, verschlagworten und je nach Funktionsumfang mit Kontakten verknüpfen, auf Wiedervorlage legen, mit Benutzerrechten versehen.

Virtuelle Dokumentmappen werden in Ihrem Archiv gespeichert, das Archiv wiederum wird in der Realify PaperOffice™ DMS Datenbank gespeichert.

grösstenteils
8 von 11 möglichen Funktionen
vollständig
vollständig
vollständig
Virtuelle Dokumentmappen
(Erweiterte-Eigenschaften)

Die erweiterten Einstellungen fügen der virtuellen Dokumentmappe zusätzliche Eigenschaften hinzu und erweitern so wesentlich die Einsatzmöglichkeiten.

So können z.B. eigene benutzerdefinierte Felder angelegt, Schlüsselwörter hinterlegt und visuelle Kennzeichnungen ausgewählt werden.

nicht enthalten
grösstenteils
2 von 3 möglichen Funktionen
vollständig
vollständig
Virtuelle Dokumentmappen
(Erledigungsoption)

Sie können Dokumentmappen mit einer Erledigungsoption versehen um so zu kennzeichnen, dass an oder in dieser Dokumentmappe noch etwas erledigt wird. Erledigungsoptionen können dabei einem oder auch mehreren Benutzern zugeteilt werden.

Dabei kann sogar für jeden Benutzer individuell ein Erledigungsdatum und umfangreiche Arbeitsanweisungen oder Bemerkungen festgelegt werden.

Der Benutzer muss die Erledigung mit seinem digitalen Benutzerzertifikat bestätigen. Erledigungsoptionen gelten netzwerkweit und lassen sich im Anzeige-Manager auf einen Blick für alle Benutzer anzeigen.

nicht enthalten
nicht enthalten
vollständig
vollständig
Virtuelle Dokumentmappen
(Kontakte | Adressen)

Virtuelle Dokumentmappen können mit Kontakten oder Adressen verknüpft werden um später direkt danach zu filtern.

Zu welchem Kunden existieren welche Dokumentmappen?

Rufen Sie einfach den Kontakt in der Kontakt- und Adressverwaltung auf, um alle vorhandenen Dokumentmappen angezeigt zu bekommen.

Oder wählen Sie im Ansichten-Manager den Punkt „Anzeige nach Kontakten“.

Des Weiteren können jedem verknüpften Kontakt individuelle Bemerkungen hinterlegt werden. In Verbindung mit dem OutlookLiveConnect können sogar bestehende Outlook-Kontakte verknüpft werden.

nicht enthalten
nicht enthalten
vollständig
vollständig
Virtuelle Dokumentmappen
(Termine | Wiedervorlage)

Hiermit können Sie Dokumentmappen auf Termine und Wiedervorlage legen, um wichtige Fristen oder Ereignisse nicht zu verpassen.

Alle Einträge werden übersichtlich automatisch in der Termin- und Wiedervorlageverwaltung eingetragen.

Dabei werden alle automatischen Einträge mit dieser Dokumentmappe verknüpft.

Bei Mehrfach-Terminen oder mehreren Ereignissen werden diese übersichtlich zusammengefasst, um auf einen Blick zu sehen, welche Termine insgesamt vorhanden sind.

nicht enthalten
nicht enthalten
vollständig
vollständig
Virtuelle Dokumentmappen
(Objektverwaltung)

Die Objektverwaltung ist das zentrale Steuerelement, um Dateien und Dokumente in nahezu jedem Format und von nahezu jeder Quelle als Objekt bequem in der Dokumentmappe zu speichern.

Jedes hinzugefügte Objekt wird direkt als Vorschaubild angezeigt und aufgelistet.

Neue Objekte können so schnell z.B. vom Scanner, Festplatte oder Netzwerk hinzugefügt werden und z.B. direkt neue Office-Dateien erstellt und eingefügt werden.

Auch logische Verknüpfungen zwischen mehreren Dokumentmappen lassen sich realisieren.

grösstenteils
9 von 11 möglichen Funktionen
vollständig
vollständig
vollständig
Virtuelle Dokumentmappen
(Sicherheit | Historie)

Hier kann zusätzlich zu den bereits festgelegten Sicherheits-, Zugriff- und Benutzereinstellungen nochmals explizit festgelegt werden, welcher Benutzer welchen Zugriff auf diese Dokumentmappe erhält.

Des Weiteren kann die Dokumentmappe mit einem zusätzlichen Passwortschutz versehen werden.

Die Auflistung der gesamten Dokumentmappenhistorie hält zudem fest, wer, wo, was geändert hat.

nicht enthalten
nicht enthalten
vollständig
vollständig
Virtuelle Dokumentmappen
(Benutzerdefinierte Formulare)

Die benutzerdefinierten Formulare eröffnen maximale Anpassungsmöglichkeiten für die virtuelle Dokumentmappe. So können nicht nur benutzerdefinierte Felder hinzugefügt werden, sondern es können ganze neue Reiter mit individuell erstellten Formularen hinzugefügt werden.

Sie benötigen für das Qualitätsmanagement oder Vertragsverwaltung eine individuelle Oberfläche?

Mit dem FormularDesigner sind neue Formulare schnell neu erstellt und werden direkt in der Dokumentmappe auf Wunsch eingebunden. Sogar Vorlagen mit verschiedenen Reitern lassen sich realisieren.

nicht enthalten
nicht enthalten
nicht enthalten
vollständig
Erfassen & SpeichernStarter
Edition
Basic
Edition
Business
Edition
Corporate
Edition
PrinterConnect

Bei PrinterConnect handelt es sich um einen virtuellen Drucker, welcher automatisch von Realify PaperOffice™ DMS installiert wird um Informationen aus jeder Anwendung zu speichern.

Bei dem einfachen Befehl „Drucken auf Realify PaperOffice™ DMS“ wird das zu druckende Dokument direkt in ein PDF/A für die Langzeitarchivierung umgewandelt und über das Exchange-Modul direkt in Realify PaperOffice™ DMS gespeichert.

PrinterConnect arbeitet mit jeder handelsüblichen Software zusammen.

grösstenteils
4 von 5 möglichen Funktionen
grösstenteils
4 von 5 möglichen Funktionen
grösstenteils
4 von 5 möglichen Funktionen
grösstenteils
4 von 5 möglichen Funktionen
ScanConnect

Hierbei handelt es sich um das zentrale Werkzeug um Papierdokumente einzuscannen oder Bilddateien von der Festplatte als virtueller Scan einzulesen.

Nach dem Scan lassen sich die eingescannten Dokumente mit den integrierten Werkzeugen bearbeiten.

Anschliessend können diese benannt werden und im Wunschformat in einer virtuellen Dokumentmappe gespeichert werden.

ScanConnect unterstützt nahezu alle handelsüblichen Scanner, doppelseitiges Scannen wie auch die automatische Dokumentzufuhr.

vollständig
vollständig
vollständig
vollständig
ScreencaptureConnect

Mit ScreencaptureConnect erstellen Sie Bildschirmausdrucke auf Knopfdruck und speichern diese direkt in Realify PaperOffice™ DMS.

Bildschirmdruck vom SAP oder Onlinebanking? Kein Problem. Simpler Druck auf die Druck-Taste erstellt den gewünschten Bildschirmdruck und gibt diesen an Realify PaperOffice™ DMS Exchange weiter.

Hier kann noch vor dem Speichern die leistungsfähigen Möglichkeiten des Exchanges genutzt werden und z.B. den Bildschirmdruck in eine bestehende Dokumentmappe hinzugefügt werden.

Optional kann der Bildschirmdruck auch als PDF-Datei gespeichert, in die Windows-Zwischenablage kopiert oder auf einem Drucker ausgedruckt werden.

nicht enthalten
nicht enthalten
nicht enthalten
nicht enthalten
OutlookConnect

Das OutlookConnect baut eine dynamische Live-Echtzeitverbindung zu Ihrem installierten Outlook auf und lässt Sie direkt aus Realify PaperOffice™ DMS heraus auf diese bestehenden Daten zugreifen.

So können z.B. virtuelle Dokumentmappen mit Outlook-Terminen verknüpft werden, welche dann ohne Synchronisierung in Echtzeit in Ihrem Outlook-Kalender erscheinen.

nicht enthalten
nicht enthalten
vollständig
vollständig
OfficeConnect

Hiermit ist es möglich, neue Office-Dokumente schon direkt aus Realify PaperOffice™ DMS heraus zu erstellen und zu neuen oder bestehenden Dokumentmappen hinzuzufügen.

Das ist auch direkt in der Dokumentmappe möglich. Es wird u.a. Microsoft Office sowie OpenOffice unterstützt.

nicht enthalten
nicht enthalten
vollständig
vollständig
FolderConnect Verzeichnis Überwachung

Mit der Verzeichnisüberwachung lassen sich Windows-Verzeichnisse überwachen und vordefinierte Aktionen ausführen sobald neue Dateien in diesen Verzeichnissen vorhanden sind.

So werden z.B. neue Dateien in die Sammelablage importiert oder direkt in eine neue Dokumentmappe mit zugewiesenem Kategorie- Ordner gespeichert.

Des Weiteren bietet die Unterstützung von XML-Steuerdateien nahezu unbegrenzte Möglichkeiten um Dateien jeglicher Art vollautomatisiert aufzunehmen, zu verschlagworten und in Realify PaperOffice™ DMS zu speichern.

XML-Steuerdaten arbeiten mit allen gängigen ERP, WaWi und z.b. SAP oder Datev zusammen.

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vollständig
vollständig
XML Parser

Der XML-Parser verfügt über die Fähigkeit, für Realify PaperOffice™ DMS optimierte XML-Steuercodes zu erkennen und zu verarbeiten.

Dieser XML-Steuercode kann z.B. per Datei über die Verzeichnisüberwachung oder als im Druckdokument vorhandener Steuercode über PrinterConnect übergeben werden.

Dabei kann schon bereits im XML-Steuercode festgelegt werden, was und wie Realify PaperOffice™ DMS neue Dateien oder Ausdrucke archivieren soll.

Durch den Einsatz von XML-Steuercode ist jede Anwendung in der Lage, Dateien, Dokumente und Informationen vollautomatisiert und flexibel in Realify PaperOffice™ DMS zu speichern.

nicht enthalten
nicht enthalten
vollständig
vollständig
Sammelablage

Die in Realify PaperOffice™ DMS integrierte Sammelablage fungiert als persönliche Sammelablage um Dokumente vorerst aufzunehmen ohne diese im Archiv abzulegen und als Bearbeitungs-Werkzeug für virtuelle Dokumentmappen, welche hier in Einzelobjekte aufgetrennt und wieder zusammengesetzt werden können.

Des Weiteren können virtuelle Dokumentmappen, welche nicht im Archiv eingecheckt sind, intern an andere Benutzer versendet werden.

Zudem können Dateien und Dokumente per Drag&Drop von der Sammelablage direkt in den Objekt-Bereich innerhalb einer Dokumentmappe kopiert oder verschoben werden.

nicht enthalten
vollständig
vollständig
vollständig
Exchange

Über das Realify PaperOffice™ DMS Exchange können Dokumente jeglicher Art, welche in Realify PaperOffice™ DMS gespeichert werden sollten, noch vor dem Speichern umfangreich bearbeitet werden.

Nach dieser Bearbeitung und Festlegung von den gewünschten Informationen kann das Dokument per simplen Mausklick an Realify PaperOffice™ DMS übergeben werden.

Es ist im Prinzip zuständig für die Schnell-Verschlagwortung und so die Schnittstelle zwischen den Realify PaperOffice™ DMS Importmodulen und der Speicherung in Realify PaperOffice™ DMS.

grösstenteils
7 von 10 möglichen Funktionen
grösstenteils
9 von 10 möglichen Funktionen
vollständig
vollständig
ImportConnect

Mit ImportConnect können Sie schnell und sicher externe Datenbestände in die Realify PaperOffice™ DMS Datenbank importieren.

Dabei stehen verschiedene Importquellen zur Verfügung, welche ständig erweitert werden.

Sie organisieren bisher alle Dokumente in vielen Verzeichnissen oder in einer anderen Software? Der ImportConnect hilft Ihnen auch grosse Datenmengen automatisiert einzulesen.

Dabei werden, Dank des integrierten IntelliMode, schon alle Daten während des Imports auf Konsistenz und Gültigkeit hin überprüft.

Des Weiteren können Sie auch nur z.B. die Verzeichnisstruktur oder die Kategorie- Ordner Struktur importieren.

teilweise
1 von 3 möglichen Funktionen
grösstenteils
2 von 3 möglichen Funktionen
vollständig
vollständig
ExplorerConnect
Um Dateien oder Dokumente ganz automatisiert in Realify PaperOffice™ DMS abzuspeichern, können diese über den Realify PaperOffice™ DMS integrierten ExplorerConnect erfolgen.

Durch die direkte Integration in den Windows-Explorer können Sie schnell und bequem jegliche Dateien direkt per Mausklick in Realify PaperOffice™ DMS speichern.

Dabei können einzelne oder auch mehrere Dateien gleichzeitig importiert und gespeichert werden. Des Weiteren können auch einfache Dateien unter dem virtuellen Windows-Laufwerk „ExplorerConnect“ gespeichert werden.

Alle so aufgenommenen Dateien werden standardmäßig durch Exchange weiter verarbeitet und anschliessend in Realify PaperOffice™ DMS gespeichert.

Speichern Sie z.B. Ihre Emails in diesem virtuellen Laufwerk, um diese schnell und ohne Arbeit dauerhaft in Realify PaperOffice™ DMS zu speichern.

nicht enthalten
nicht enthalten
vollständig
vollständig
Analysieren & VerschlagwortenStarter
Edition
Basic
Edition
Business
Edition
Corporate
Edition
Kategorie- Ordner Verwaltung

Die Kategorie- Ordner Verwaltung ermöglicht es individuelle Kategoriebäume mit Ober- und Unterkategorien aufzubauen.

Diese verschiedenen Kategorie- Ordner können anschliessend z.B. visuell gekennzeichnet oder mit Benutzerrechten versehen werden.

Anschliessend können virtuellen Dokumentmappen eine oder auch gleichzeitig mehrere Kategorie- Ordner zugewiesen werden, in welchen diese angezeigt werden.

grösstenteils
4 von 7 möglichen Funktionen
grösstenteils
6 von 7 möglichen Funktionen
vollständig
vollständig
Benutzerdefinierte Felder Verwaltung

Hiermit haben Sie die Möglichkeit, eigene benutzerdefinierte Felder anzulegen um diese in virtuellen Dokumentmappen zu benutzen.

Sie benötigen das Eingabefeld „Kundennummer“? Mit wenigen Mausklicks steht Ihnen dieses zur Verfügung.

Und das auch in der erweiterten Suche und Dokumentmappenlisten. Dabei können den Feldern die Feldtypen und sogar Standardwerte zugewiesen werden.

Benutzerdefinierte Felder gelten wahlweise für ein oder alle Archive.

nicht enthalten
nicht enthalten
vollständig
vollständig
FileOCR Texterkennung
(Lite&Max)

Die FileOCRmax™ erzeugt zuverlässig Vorschaubilder aus Dokumenten, welche in Realify PaperOffice™ DMS gespeichert werden. So lassen sich schnell Dokumente schon vor dem eigentlichen Öffnen einsehen.

Des Weiteren zerlegt die integrierte hochleistungs OCR-Texterkennung jedes Dokument automatisch in seinen Rohtext um später, bei der Stichwortsuche, auch jedes noch so kleinste Wortschnipsel zu finden – und das sogar in über 160 Sprachen und Sonderzeichensätze wie z.b. kyrillisch oder arabisch.

Der erkannte OCR-Rohtext wird durch umfangreiche Branchenwörterbücher korrigiert und Sie erhalten so ein perfektes Ergebnis.

Darüber hinaus kann jedes Dokument als durchsuchbares PDF-Dokument, bearbeitbares Word-Dokument oder als formatierte Textdatei angezeigt werden.

teilweise
3 von 9 möglichen Funktionen
grösstenteils
8 von 9 möglichen Funktionen
grösstenteils
8 von 9 möglichen Funktionen
grösstenteils
8 von 9 möglichen Funktionen
Originalablage Verwaltung

Hier kann vordefiniert werden, wo Originaldokumente und Originalunterlagen aufbewahrt werden, welche in Realify PaperOffice™ DMS gespeichert werden.

Diese vordefinierten Aufbewahrungsorte stehen dann in jeder Dokumentmappe per Schnellauswahl zur Verfügung.

So lassen sich z.B. wichtige Originale, Gutachten oder Bescheinigungen, welche in kürzester Zeit im Original auffindbar sein müssen, mit nur wenigen Mausklicks auffinden.

Das eingescannte Original steht zur schnellen Einsicht jederzeit in Realify PaperOffice™ DMS zur Verfügung, zudem ist auch der reale Originalablageort jederzeit einsehbar.

Im Ansichten-Manager kann des Weiteren sogar aufgelistet werden, welcher Originalablageort über welche Dokumente verfügt.

nicht enthalten
vollständig
vollständig
vollständig
Anpassen & IntegrierenStarter
Edition
Basic
Edition
Business
Edition
Corporate
Edition
FormularDesigner

Der FormularDesigner bietet Ihnen die Möglichkeit, innerhalb der Dokumentmappe eigene benutzerdefinierte Formulare zu erstellen und einzubinden. So lassen sich absolut flexible Informationen direkt in der Dokumentmappe festhalten und mit dem ReportDesigner direkt als Reports oder Ausdruckvorlagen ausgeben.

Sie benötigen eine Vertragsverwaltung mit ausdruckbaren Vertragsunterlagen und inbegriffener Fristenverwaltung? Das alles lässt sich mit dem FormularDesigner realisieren.

Dabei kann der FormularDesigner sogar auf bereits bestehende Datenbanken z.B. aus Ihrem Datev, ERP oder Exchange zugreifen und diese Informationen live direkt in der Dokumentmappe anzeigen.

Das Bereitstellen von Vorlagen für Dokumentmappen runden dieses unglaubliche Multifunktionswerkzeug ab und geben Ihnen eine maximal Anpassungsmöglichkeit.

nicht enthalten
nicht enthalten
nicht enthalten
vollständig
ReportDesigner

Der ReportDesigner integriert sich vollständig in Realify PaperOffice™ DMS und bietet die Möglichkeit, umfangreiche Reports aus Dokumentmappen- Informationen zu generieren.

So kann der ReportDesigner auf jedes Eingabefeld der Dokumentmappe zugreifen, nahezu unbegrenzt durch den Einsatz von HTML & CSS gestaltet werden und so z.B. Deckblätter, Projektzusammenfassungen oder Laufscheine für den Workflow erzeugen.

Einmal erstellte Reports können direkt aus der Dokumentmappenliste erzeugt, gedruckt oder in Realify PaperOffice™ DMS gespeichert werden.

Die integrierte umfangreiche Druckvorschau macht zudem aus dem ReportDesigner das perfekte Werkzeug.

nicht enthalten
nicht enthalten
nicht enthalten
vollständig
Suchen & AnzeigenStarter
Edition
Basic
Edition
Business
Edition
Corporate
Edition
Dokumentmappen
(Anzeigeliste)

In der Dokumentmappenliste werden alle Dokumentmappen aufgelistet, welche z.B. im Ansichten- Manager festgelegt oder durch die Live-Stichwortsuche gefunden wurden und ist das zentrale Anzeigeelement in Realify PaperOffice™ DMS für die Auflistung von Dokumentmappen.

Sie können alle Dokumentmappen, welche in der Dokumentmappenliste angezeigt werden sollten umfangreich filtern, gruppieren oder als Liste ausdrucken.

Des Weiteren können Sie festlegen, welche Dokumentmappen- Felder in der Liste angezeigt werden oder z.B. die Feld- Reihenfolge ändern.

Schnell-Aktionen für die markierte Dokumentmappe über das Kontext-Menu maximieren die Bearbeitungsgeschwindigkeit auf ein absolutes Höchstmaß.

grösstenteils
7 von 10 möglichen Funktionen
grösstenteils
8 von 10 möglichen Funktionen
grösstenteils
9 von 10 möglichen Funktionen
vollständig
Live-Schnellsuche

Die Live-Stichwortsuche funktioniert wie eine Suchmaschine, mit welcher Sie blitzschnell alle Ihre in Realify PaperOffice™ DMS gespeicherten Dokumente, Dateien und Unterlagen finden werden.

Dabei unterscheidet die Live-Stichwortsuche nicht nach dem ursprünglichen Quellmedium, sondern durchsucht durch Hochleistungsalgorithmen in Echtzeit alle verfügbaren Informationen, egal ob es sich z.B. um ein Papierdokument, PDF-Dokument, Office-Datei oder Digitalfoto handelt.

Sogar gespeicherte Kontakte und Kalendereinträge werden durchsucht: Sie erhalten durch ein simples Suchwort alle Ergebnisse, egal wo und wie diese gespeichert wurden.

Die Suchtechnologie in Realify PaperOffice™ DMS ist einzigartig und Sie werden diese nie wieder missen wollen.

grösstenteils
7 von 8 möglichen Funktionen
grösstenteils
7 von 8 möglichen Funktionen
vollständig
vollständig
Erweiterte Suche

Mit der erweiterten Suche kann die schon ohnehin leistungsstarke Live-Schnellsuche nochmals verfeinert werden um z.B. Unterlagen von bestimmten Personen, Benutzern oder Ablagedatum zu finden.

Die Möglichkeit auf Eingrenzung nach bestimmten Dokumentmappenarten und benutzerdefinierten Feldern macht diese erweiterte Suche unglaublich leistungsfähig.

Und die Möglichkeit wiederkehrende Suchen abzuspeichern und bei Bedarf einfach wieder aufzurufen, maximiert die Benutzerfreundlichkeit und Effektivität.

nicht enthalten
nicht enthalten
vollständig
vollständig
Anzeige-Manager

Der Anzeige-Manager bietet die Möglichkeit, Dokumentmappen nach den verschiedensten Möglichkeiten anzeigen zu lassen.

So lassen sich z.B. Dokumentmappen nach zugewiesenem Kategorie- Ordner, nach Datum oder nach verknüpften Kontakten anzeigen.

Die ausgewählte Anzeige-Art wird je nach Vorgabe in einem Baummenü aufgelistet, welches auch nach Stichwörtern durchsucht werden kann.

Sobald in diesem Baummenü der gewünschte Eintrag ausgewählt wird, wird die Auflistung der Dokumentmappen in der Dokumentmappenliste dementsprechend angepasst und neu geladen.

Insgesamt stehen 8 verschiedene Anzeige-Möglichkeiten zur Verfügung.

teilweise
6 von 13 möglichen Funktionen
grösstenteils
7 von 13 möglichen Funktionen
vollständig
vollständig
Dokumentmappen-Vorschau

Die Dokumentmappen- Vorschau ist das zentrale Element, welches immer eine umfangreiche Vorschau der aktuell ausgewählten Dokumentmappe anzeigt.

So werden zu den Dokumentmappen- Informationen, wie Bezeichnung und Symbol, auch alle in der Dokumentmappe enthaltenen Objekte als Vorschaubild im FlipView, zusammen mit dem dazugehörigen OCR-Text, verknüpften Kontakten, hinterlegten Notizen oder dem Dokumentmappenverlauf angezeigt.

Des Weiteren werden verschiedene Möglichkeiten zur Vorschaubildanzeige angeboten, welche auch im Vollbildmodus erfolgen können.

Bei Rechtsklick auf ein Objekt stehen Ihnen umfangreiche Möglichkeiten für das aktuelle Dokumentmappen-Objekt zur Verfügung. Die Möglichkeiten, Objekte direkt in dieser Ansicht zu exportieren, versenden und zu Bearbeiten macht die visuelle Darstellung innerhalb von Realify PaperOffice™ DMS absolut einzigartig.

grösstenteils
11 von 13 möglichen Funktionen
grösstenteils
11 von 13 möglichen Funktionen
vollständig
vollständig
Sicherheit & DatenspeicherungStarter
Edition
Basic
Edition
Business
Edition
Corporate
Edition
MDB-Datenspeicherung

Die MDB-Datenspeicherung wird von Realify PaperOffice™ DMS standardmässig zur Datenspeicherung eingesetzt.

Dabei werden die in Realify PaperOffice™ DMS gespeicherten Dateien und Dokumente wahlweise im Windows-Dateisystem gespeichert und als Pfad in der MDB-Datenbank gespeichert.

Dabei beinhaltet die MDB-Datenbank alle Informationen zu Dokumentmappen, Kategorie- Ordnern und z.B. auch Kalendereinträge. Diese MDB-Datenbank kann lokal oder je nach Version auch auf Netzwerklaufwerken oder Servern gespeichert sein, damit mehrere Benutzer gleichzeitigen Zugriff erhalten und im Team arbeiten können.

grösstenteils
3 von 5 möglichen Funktionen
grösstenteils
4 von 5 möglichen Funktionen
vollständig
vollständig
MDB-Datenbankverwaltung

Mit der Datenbankverwaltung können neue leere MDB-Datenbanken für Realify PaperOffice™ DMS angelegt, verwaltet und verbunden werden.

Des Weiteren bietet diese eine Übersicht über alle vorhandenen MDB-Datenbanken, zeigt auf Wunsch den Datenbankinhalt im Detail an und bietet automatische Datenbankkomprimierung an.

grösstenteils
2 von 4 möglichen Funktionen
grösstenteils
3 von 4 möglichen Funktionen
vollständig
vollständig
MDB-Datensicherung

Über die integrierte Datensicherung können Realify PaperOffice™ DMS MDB-Datenbanken schnell und zuverlässig gesichert werden.

Dabei können diese Aufgaben manuell oder automatisch durchgeführt werden sowie auch auf verschiedenen Medien erfolgen.

nicht enthalten
nicht enthalten
vollständig
vollständig
SQL Datenspeicherung

Die SQL-Datenspeicherung wird optional benutzt und bietet durch einzigartige Performance, Fähigkeiten und Funktionen das Maximalste was Realify PaperOffice™ DMS zu bieten hat.

Nicht nur, dass alle in Realify PaperOffice™ DMS gespeicherten Dateien direkt hochverschlüsselt auf Binärebene direkt in der SQL-Datenbank gespeichert werden – es wird kein Windows-Dateiverzeichnis benötigt.

Durch die patentierte Stealth&Secure Technologie sind so keinerlei Dateien im Dateiverzeichnis sichtbar oder auffindbar, sondern liegen mit einer AES-512bit Verschlüsselung gesichert direkt in der SQL-Datenbank.

Die SQL-Datenbank kann sich sowohl auf Ihrem lokalen PC, in Ihrem Netzwerk oder durch Realify Secure Personal Server (RSPS) auf jedem weltweiten Server befinden – die absolute Sicherheit insbesondere bei Bränden oder Überschwemmungen. Des Weiteren nutzt die SQL-Datenspeicherung die revisionssichere Versionierung und garantiert so rechts- und gesetzeskonforme Speicherung auf absolut höchtem Niveau.
nicht enthalten
nicht enthalten
nicht enthalten
vollständig
SQL-Datenbankmanager

Der Realify PaperOffice™ DMS Datenbankmanager konfiguriert vollautomatisch SQL-Datenbanken für den Einsatz mit Realify PaperOffice™ DMS, nimmt notwendige Systemanpassungen vor und legt alle für den SQL-Betrieb benötigten Datenbanken, Tabellen und Indexe an.

Diese einmalige SQL-Einrichtung ist notwendig, um das Stealth&Secure-Modul, das Modul für die revisionssichere Datenspeicherung, das Versionierungs-Modul und die AES512-Verschlüsselung des Verschlüsselungs-Modul zu aktivieren.

nicht enthalten
nicht enthalten
nicht enthalten
vollständig
SQL-Revisionssichere Versionierung

Über die revisionssichere Versionierung wird rechts- und gesetzeskonform sichergestellt, dass das originale Ursprungsdokument, welches in Realify PaperOffice™ DMS gespeichert wurde, nicht verändert werden kann und jederzeit zur Verfügung steht.

Sobald ein Dokumentmappenobjekt verändert wird, so wird eine Schattenkopie erstellt und automatisch versioniert.

Sie können dann zu dieser Version Notizen hinterlegen und jederzeit, wie in einer Zeitmaschine, zu jeweiligen Versionen springen.

Das Originaldokument bleibt immer unangetastet als Version 1.0 erhalten und kann auch mit technischen Hilfsmitteln nicht mehr verändert werden.

nicht enthalten
nicht enthalten
nicht enthalten
vollständig
Archivverwaltung

Alle Realify PaperOffice™ DMS Datenbanken können jederzeit in einen oder mehrere Archive unterteilt werden.

Mit einer solch logischen Unterteilung lässt sich eine Trennung in z.B. geschäftlich/privat oder Allgemein/Einkauf/Verkauf/Produktion realisieren.

Dabei kann global festgelegt werden, welche Benutzer auf welche Archive Zugriff haben.

teilweise
1 von 3 möglichen Funktionen
grösstenteils
2 von 3 möglichen Funktionen
vollständig
vollständig
AES-Verschlüsselung
(MDB&mySQL)

Das AES-Verschlüsselungsmodul verschlüsselt die in Realify PaperOffice™ DMS gespeicherten Dokumente und Dateien je nach Schlüsselstärke unknackbar.

Dabei kann die Verschlüsselung bei MDB-Datenbanken wahlweise pro Archiv aktiviert oder deaktiviert werden.

Bei mySQL-Datenbanken ist aufgrund der Stealth&Secure Technologie das AES-512bit immer aktiv.

Je nach Realify PaperOffice™ DMS Version werden verschieden starke AES-Verschlüsselungsstärken unterstützt

nicht enthalten
128bit
256bit
512bit
Stealth&Secure

Dieses Modul bietet durch patentierte Fähigkeiten die nahezu unsichtbare Speicherung aller Informationen direkt in der SQL-Datenbank.

Dazu wird das Dokument bereits beim Speichern in Realify PaperOffice™ DMS auf Binärebene zerlegt, hochgradig mit AES512bit verschlüsselt und im verschlüsselten Rohformat direkt in der Realify PaperOffice™ DMS SQL-Datenbank revisionssicher und auf Dateiebene unsichtbar abgespeichert.

nicht enthalten
nicht enthalten
nicht enthalten
vollständig
Teamwork & NetzwerkStarter
Edition
Basic
Edition
Business
Edition
Corporate
Edition
Benutzer- und Rechteverwaltung

Mit der zentralen Benutzerverwaltung kann die Administration der Benutzerstammsätze zentral in Realify PaperOffice™ DMS vorgenommen werden, so haben Sie die Übersicht über alle Benutzerdaten.

Die Benutzerverwaltung bietet in Realify PaperOffice™ DMS zahlreiche Funktionen zur Verwaltung komplexer Benutzerstrukturen innerhalb Ihres Netzwerkes mit verschiedenen Rechten, Zuordnung von Gruppen, Passwort Hinterlegung an.

nicht enthalten
nicht enthalten
vollständig
vollständig
Netzwerk und Teamwork

Durch Netzwerk und Teamwork wird das gemeinsame Arbeiten mit zentral gespeicherten Dokumenten und Informationen zum Kinderspiel.

Selbst die Zuweisung und Kontrolle von Erledigungen an andere Benutzer von Dokumenten ist in sekundenschnelle eingerichtet.

Dabei stellt die Netzwerkkontrolle ständig sicher, dass z.B. Benutzer netzwerkweit nur die für sie zugelassenen Dokumentmappen und Informationen einsehen können und doppelt geöffnete Dokumentmappen nicht gleichzeitig bearbeitet werden können um inkonsistente Daten zu vermeiden.

Umfangreiche Tools und Werkzeuge für ein netzwerkweites Teamwork in Verbindung mit der automatischen Dokumentmappenverlaufs- Historie und integrierte Messaging-Tools wie z.B. Echtzeitchat innerhalb der Realify PaperOffice™ DMS Datenbanken realisieren perfekte Workflows und bieten ein absolutes Höchstmaß an Sicherheit und Transparenz.

nicht enthalten
nicht enthalten
grösstenteils
13 von 14 möglichen Funktionen
vollständig
Termin- und Wiedervorlage Verwaltung

Mit der integrierten netzwerkfähigen Termin- und Wiedervorlageverwaltung verpassen Sie nie wieder einen wichtigen Termin, Ereignis oder Frist.

So können Sie beliebig viele Dokumentmappen mit Ereignissen verknüpfen, welche dann direkt in der Termin- und Wiedervorlageverwaltung erscheinen.

Des Weiteren unterstützen Sie bekannte Optionen wie Erinnerung, einmalige Termine, wiederkehrende Termine oder die Direktverknüpfung von Einträgen mit der passenden Dokumentmappe.

nicht enthalten
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vollständig
vollständig
Kontakt- und Adressverwaltung

Mit der integrierten netzwerkfähigen Kontakt- und Adressverwaltung können Sie Dokumentmappen direkt mit Kontakten verknüpfen.

Um sich z.B. alle Dokumentmappen von einer bestimmten Person per Mausklick anzeigen zu lassen und schon in der Dokumentmappe Zugriff auf wichtige Kontaktdaten zu erhalten.

So kann bei Aufruf einer Eingangsrechnung automatisch der verknüpfte Kontakt angezeigt werden und alle weiteren zu diesem Kontakt vorhandenen Dokumentmappen.

nicht enthalten
nicht enthalten
vollständig
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Notiz- und Kurzmitteilungsverwaltung

Mit der Notizverwaltung können bequem Notizen innerhalb von Realify PaperOffice™ DMS erstellt und verwaltet werden.

Sie können sogar Notizen für andere Benutzer verfügbar machen und so Kurzmitteilungen versenden.

Des Weiteren können Notizen farblich gekennzeichnet und benannt werden.

Die Ansichtsoptionen als Symbole, Liste oder nach Frabe runden dies ab.

grösstenteils
3 von 4 möglichen Funktionen
grösstenteils
3 von 4 möglichen Funktionen
vollständig
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Update & Support Paket (USP)Starter
Edition
Basic
Edition
Business
Edition
Corporate
Edition
Update & Support Paket
(USP)

Das Update & Support Paket stellt nicht nur sicher, dass Sie jederzeit das neueste und beste Realify PaperOffice™ DMS-Release nutzen, sondern gibt Ihnen auch durch umfangreiche erstklassige Supportleistungen das gute Gefühl in sicheren Händen zu sein und einen ganz persönlichen Ansprechpartner an der Seite zu haben.

grösstenteils
8 von 13 möglichen Funktionen
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8 von 13 möglichen Funktionen
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8 von 13 möglichen Funktionen
vollständig
Unterstützte Plattformen, technische Voraussetzungen und Hardware-Kompabilität
Unterstützung Empfehlung und Freigaben
Betriebssysteme
Freigegeben unter: Windows® XP, Windows® Vista, Windows® 7 (32bit&64bit) ,Windows® 8 (32bit&64bit),Windows® 8.1 (32bit&64bit), Windows® 10 (32bit&64bit), Microsoft® Office® 2007-2013 (32bit). Empfohlen: Windows® 7 (32bit). Der Einsatz von abweichenden Komponenten ist möglich, kann jedoch zu technischen Einschränkungen führen. Realify PaperOffice™ DMS benötigt für einen einwandfreien Betrieb lokale Administratorenrechte. Überprüfen Sie betriebssystemunabhängig durch eine Testinstallation ob alle Funktionen Ihren Ansprüchen genügen, da aufgrund fehlender Update/Systemunterstützung keine offizielle Freigabe erfolgen kann.
Darstellung
Erforderlich: 1024 x 768, Empfohlen: 1280 x 1024 oder mehr. Mobile Geräte - Erforderlich: 960 x 640, Empfohlen: 1280 x 720 oder mehr.
Hardware
Erforderlich: 1024MB Arbeitsspeicher, Prozessorleistung 1000MHz, VGA 128MB Speicher, Internetverbindung (Downstream min. 1Mbit, Upstream min 0,2Mbit). Empfohlen: wie zuvor, jedoch 2048MB Arbeitsspeicher, Dual- oder Quadkernprozessor min. 2000 MHz, Internetverbindung (Downstream min. 16 Mbit, Upstream synchron oder min. 5 Mbit)
Netzwerk (optional)
Erforderlich: Standard TCP/IP Netzwerk 100Mbit. Empfohlen: Standard TCP/IP Netzwerk 1Gbit. Für RSPS (Realify Secure Personal Server) oder Server-Fernvernetzung Serveranbindung mit min. 50Mbit synchron, Clientanbindung mit min. 20Mbit downstream, 1Mbit upstream.
Datenbank
Erforderlich: mindestens 1GB MB freier Speicherplatz. Empfohlen: mindestens 10GB MB freier Speicherplatz. MDB-Datenbank ist bereits standardmäßig enthalten, mySQL-Datenbank und mySQL-Konnektoren werden bei Realify PaperOffice™ DMS Corporate extern mitgeliefert.
Drucker / Scanner (optional)
Für Einsatzzwecke mit wenig Papiervolumen: handelsüblicher Flachbett- oder Einzugsscanner mit WIA oder TWAIN Schnittstelle, Tintenstrahl- oder Laserdrucker. Für Einsatzzwecke mit mittlerem Papiervolumen: Leistungsfähiger Einzugsscanner mit ADF (automatischer Dokumenteneinzug) mit WIA oder TWAIN Schnittstelle, Laserdrucker. Für Einsatzzwecke mit hohem Papiervolumen: Groß-Kombigeräte wie z.B. Konica Minolta BizHub Serie mit WIA oder TWAIN Schnittstelle oder Scan2file Funktion.
Lizensierung
NamedUser-Lizensierung: Pro Installation wird eine gültige Lizenz benötigt. Eine Lizenzportierung auf einen anderen PC ist jederzeit und unbegrenzt oft möglich. Eine Lizenzerweiterung bei Business und Corporate ist jederzeit möglich. Nur-Lese-Lizenzen können auf Anfrage ab Corporate kostenlos zur Verfügung gestellt werden.
  • 338 von 346 möglichen Funktionen inbegriffen
  • 44 von 45 möglichen Module inbegriffen
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