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Letzte Aktualisierung am 10.12.2016

Allgemein

Datenbank, Archiv, Dokumentmappen, Objekte - wie ist das Programm aufgebaut?

Artikel-ID: #RPOHD18584

Das ist sehr leicht erklärt, denn ein Bild sagt mehr als tausend Worte (Download als PDF):

Analog zu digital

  • Ihr Aktenraum oder Büroraum = Datenbank in Realify PaperOffice™ DMS
  • Ihr Aktenschrank = Archiv in Realify PaperOffice™ DMS
  • Ihr Ordner = Hauptkategorie-Ordner in Realify PaperOffice™ DMS
  • Ihre Ordner-Register = Unterkategorien-Ordner in Realify PaperOffice™ DMS
  • Ihre abgelegten Klarsichthüllen = Dokumentmappen in Realify PaperOffice™ DMS
  • Ihre abgelegten Papierdokumente = Dokumentmappen-Objekte in Realify PaperOffice™ DMS

Dokumentmappen = Klarsichthülle

  • Jedes Dokument wird standardmäßig in einer eigenen Dokumentmappe gespeichert.
    Nur so kann das Dokument verschlagwortet werden ohne das Original selbst zu verändern.
  • In die Dokumentmappe können weitere Dateien und Dokumente eingefügt werden, welche zu dem Stamm-Dokument gehören wie z.B. Postbeleg, Faxbericht, Abliefernachweis usw.
  • Dokumente und Dateien in Dokumentmappen = Objekte.
    Jedes Objekt wird für die Stichwortsuche OCR-texterkannt und durch ein Vorschaubild in der Dokumentmappe visuell angezeigt.
  • Dokumentmappen, welche zu dem gleichen Vorgang gehören, werden in der gleichen Unterkategorie abgespeichert oder mit der gleichen Vorgangsnummer versehen.
  • Dokumentmappen können umfangreich mit Informationen und Arten versehen werden.
    Für spezielle Daten können selber benutzerdefinierte Felder hinzugefügt und benutzt werden.
  • Und noch viel mehr: Dokumentmappen können auf Wiedervorlage gelegt, mit Kontakten verknüpft und für Workflows mit Erledigungsoptionen für bestimmte Benutzer versehen werden.


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Welche Edition ist die Richtige für mich?

Artikel-ID: #RPOHD12144

Sie finden einen Assistenten dazu direkt unter "Produkte & Download" oder vergleichen selbst die jeweils unterstützten Funktionen.

Allgemein gilt: Nichts geht über ein persönliches Gespräch. Wenden Sie sich dazu am Besten direkt an unseren Verkauf, fordern Sie einen Rückruf an oder lassen Sie sich an einen unserer Partner vermitteln.


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Wie funktioniert das mit der Texterkennung für meine Dokumente?

Artikel-ID: #RPOHD14076

Alle in Realify PaperOffice™ DMS hinzugefügten Dokumente und Dateien werden von der integrierten FileOCRmax™ OCR-Texterkennung komplett texterkannt und durch umfangreiche interne Wörterbücher korrigiert.

Das funktioniert mit allen eingescannten oder abfotografierten Papier-Dokumenten wie auch mit den gängigsten Dateiformaten (PDF, DOC, XLS,...) oder auch Ausdrucke über den integrierten virtuellen Drucker.

Durch die Rohtext-Zerlegung und der Realify PaperOffice™ DMS Stichwortsuche können Sie in sekundenschnelle Ihre gesamten Daten nach jedem Suchbegriff durchsuchen.

FileOCRmax™ unterstützt mehr als 160 Sprachen und wandelt zudem alle eingescannten Dokumente in durchsuchbare PDF/A Dateien für die Langzeitarchivierung und bearbeitbare Word-Dateien um.


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Kann ich Dokumente und Dateien auf Wiedervorlage legen?

Artikel-ID: #RPOHD14812

Ja, die integrierte Termin- und Wiedervorlageverwaltung ist sogar netzwerkfähig, so dass alle im Netzwerk befindlichen Benutzer wichtige Termine und Wiedervorlagen einsehen können.


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Kann ich Dokumente und Dateien mit Kontakten und Adressen verknüpfen?

Artikel-ID: #RPOHD14904

Ja, die integrierte Kontaktverwaltung ist sogar netzwerkfähig, so dass alle im Netzwerk befindlichen Benutzer auf diesen Adressenpool und die jeweils verknüpften Dokumente zugreifen können.


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Ab welcher Edition werden die Daten revisionssicher gespeichert?

Artikel-ID: #RPOHD15272

Dazu müssen Sie die Corporate-Edition mit einer mySQL-Datenbank einsetzen.


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Wieviele Dokumente kann ich in Realify PaperOffice™ DMS speichern?

Artikel-ID: #RPOHD15824

Die Speicherung von Dokumenten ist in keiner Edition begrenzt, d.h. Sie können beliebig viele Dokumente speichern.

Eine technische Limitierung erfolgt z.B. durch die Grösse Ihrer Festplatte, dem verwendeten Dateisystem oder der einzelnen Datenbank.


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Wieviele Benutzer können gleichzeitig mit Realify PaperOffice™ DMS im Netzwerk arbeiten?

Artikel-ID: #RPOHD17020

Die maximale Anzahl ist technisch unbegrenzt und wird nur die in Ihrer Lizenz festgelegten maximalen Benutzer begrenzt.


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Wie werden Dateien versioniert ?

Artikel-ID: #RPOHD276

Praxisbeispiel beim Einsatz einer Mysql Datenbank:

Sie öffnen ein Word-Dokument, welches bereits in Realify PaperOffice™ DMS gespeichert wurde, verändern und speichern dieses durch Klick auf "Schliessen" oder "X". Realify PaperOffice™ DMS erkennt, dass dieses Dokument verändert wurde, versioniert es vollautomatisch und erstellt eine Schattenkopie dieses Dokumentes. Dabei werden Benutzer, Vermerke und Datum gleichzeitig festgehalten. Um auf eine vorherige Version zuzugreifen, öffnen Sie einfach die Versionhistorie.


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Werden meine Daten in einer Cloud gespeichert?

Artikel-ID: #RPOHD12236

Nein, Ihre Daten werden standardmäßig auf Ihrem lokalen PC gespeichert.


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Kann ich auf alle meine Daten und Dokumente auch im lokalen Netzwerk zugreifen?

Artikel-ID: #RPOHD12788

Ja, ab der Business-Edition können Sie alle Daten auch optional im Netzwerk nutzen und auf einem NAS/Server/VPN oder Netzwerkfreigabe speichern.

Des Weiteren können Sie ab der Corporate-Edition alle Daten zusätzlich direkt in einer mySQL-Datenbank speichern.


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Kann Realify PaperOffice™ DMS alle Daten auf meinem NAS Laufwerk speichern?

Artikel-ID: #RPOHD13984

Selbstverständlich können Sie ab der Business-Edition alle Datenbanken direkt auf Ihrem NAS-Laufwerk speichern.

Sollte Ihr NAS-Laufwerk zudem über einen integrierten mySQL-Server verfügen, so kann auch diese ab der Corporate-Edition genutzt werden.


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Funktioniert Realify PaperOffice™ DMS auch unter Windows 10? Und was ist mit 64bit-Systemen?

Artikel-ID: #RPOHD12420

Ja, Realify PaperOffice™ DMS ist für folgende Betriebssysteme entwickelt und freigegeben:

  • Windows 10 64bit
  • Windows 10 32bit
  • Windows 8.1 64bit
  • Windows 8.1 32bit
  • Windows 8 64bit
  • Windows 8 32bit
  • Windows 7 64bit
  • Windows 7 32bit
  • Windows Vista 64bit
  • Windows Vista 32bit
  • Windows XP 64bit
  • Windows XP 32bit


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Gibt es eine Mac OSX Version von Realify PaperOffice™ DMS?

Artikel-ID: #RPOHD12880

Nein, um Realify PaperOffice™ DMS auf einem Mac zu nutzen müssen Sie z.B. Virtual Box nutzen.


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Wo werden die Dateien und Daten gespeichert ?

Artikel-ID: #RPOHD184

Sie sollten unbedingt Ihre MDB-Datenbank in regelmässigen Abständen auf einen externen Datenträger wie z.B. USB-Stick
oder externe Festplatte sichern.


Realify PaperOffice™ DMS speichert alle Daten standardmäßig in Ihrem Windows-Dateisystem. Dabei wird ein sogenannten Datenbankordner erstellt, welche folgende Dateien und Ordner beinhaltet:

  • daten.mdb > In dieser MDB-Datei werden alle Informationen, Verschlagwortung und Texterkennung der aufgenommenen Daten gespeichert
  • thumbs.mdb > In dieser MDB-Datei werden alle Vorschaubilder der aufgenommenen Dateien gespeichert
  • Unterordner "files" und "scans" > In diesen beiden Unterordnern werden die aufgenommenen Original-Dateien selbst gespeichert


Für die Datensicherung muss dieser Datenbankordner, in welchem sich all diese obigen Dateien befinden, gesichert werden.


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Kosten

Welche Folgekosten fallen nach dem Kauf an?

Artikel-ID: #RPOHD11040

Keine, es fallen keine Folgekosten nach dem Kauf an.

Sie können Ihre erworbene Lizenz zu dem Softwarestand am Kaufdatum (also z.B. Version 2015 Release 5) uneingeschränkt lebenslang nutzen.

Falls Sie auch nach dem Kauf und Ablauf des kostenlos inbegriffenen USP weiterhin optionale Leistungen wie z.B. Support oder das Bereitstellen von Updates nutzen möchten, so können Sie jederzeit und ohne jegliche Mindestlaufzeit einen USP, USP Plus oder auch weitere Supportleistungen wie Installation, Schulungen usw. erwerben. Sie können Supportleistungen und Schulungen selbstverständlich auch für Testversionen erwerben.


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Gibt es spezielle Rabatte für Rentner oder Schwerbehinderte?

Artikel-ID: #RPOHD11500

Generell nicht, aber Sie können sich mit Ihrem jeweiligen schriftlichen Nachweis sowie wie/warum Sie Realify PaperOffice™ DMS einsetzen möchten direkt an unseren Verkauf wenden.


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Gibt es spezielle Rabatte für Schüler, Studenten, Lehrer und Dozenten?

Artikel-ID: #RPOHD11592

Ja, bitte senden Sie folgende Daten zu unserem Verkauf

  • Entsprechender schriftlicher Nachweis über Berechtigung
  • gewünschte Edition und Lizenzanzahl
  • Einsatz für den Eigenbedarf, Schulungs- oder Forschungszwecke


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Ich möchte von einer alten Version auf die aktuelle Version updaten. Muss ich den vollen Preis bezahlen?

Artikel-ID: #RPOHD11868

Nein, egal wie alt Ihre Version ist so erhalten Sie auf jeden Fall immer einen Nachlass insofern Sie auf die aktuelle Version updaten möchten.

Wenden Sie sich dazu direkt an den Verkauf unter Angabe Ihrer alten ULID, Seriennummer, Versionstyp oder Rechnungsnummer.


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Muss ich bei einem Edition-Upgrade (z.B. von Basic auf Business) den vollen Preis bezahlen?

Artikel-ID: #RPOHD11960

Nein, melden Sie sich dazu in Ihrem Realify Network an und wählen Sie den Punkt "Upgrade". Das Shopsystem reduziert je nach Vorgängerversion den endgültigen Produktpreis.


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Muss ich jeden Monat für die Nutzung bezahlen?

Artikel-ID: #RPOHD10764

Nein, Sie können Ihre erworbene Realify PaperOffice™ DMS Lizenz ohne jegliche Kosten ein Leben lang nutzen.


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Kauf, Miete, Finanzierung, Leasing

Ich möchte meine Lizenzen finanzieren anstatt sofort zu bezahlen. Ist das möglich?

Artikel-ID: #RPOHD11316

Ja, Sie können je nach Lizenzanzahl Ihre gesamten benötigten Lizenzen bequem in 36 Monatsraten bezahlen. Da die Finanzierung hausintern ohne Fremdbanken abläuft, fallen keine Zinsen, Zusatzkosten oder Bonitätsprüfungen an.

Sie können sich jederzeit Ihr individuelles unverbindliches Angebot mit unserem Angebots-Assistenten online zusammenstellen und die Finanzierung und sofortige Lizenzlieferung anfordern.

Bitte beachten Sie, daß Zusatzleistungen wie Schulungen oder Support nicht in die Finanzierungssumme einfliessen und sofort in Rechnung gestellt werden.


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Wo kann ich meinen gekauften Downloadcode einlösen und die Vollversion downloaden?

Artikel-ID: #RPOHD12604

Downloadcodes können Sie direkt unter "Produkte & Download" einlösen.


Nachdem Sie angegeben haben auf welche Person bzw. Unternehmen die erworbene Lizenz lizensiert wird erhalten Sie alle benötigten Unterlagen sowie Downloadlinks per Email. Falls Sie bereits das aktuelle Release installiert haben müssen Sie nur die Seriennummer neu eingeben und aktivieren.


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Wo finde ich die Rechnung für meine erworbenen Lizenzen?

Artikel-ID: #RPOHD13340

Rechnungen werden immer im PDF-Format an Ihre Emailadresse gesendet.

Je nach Edition und USP-Status werden Ihre Rechnungen zudem automatisch archiviert. Diese finden Sie in Ihrem Realify Network. 


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Ich habe die Zahlung für meine Bestellung durchgeführt, aber noch keine Lizenzunterlagen erhalten

Artikel-ID: #RPOHD11224

Bitte prüfen Sie zuerst Ihre Email Spam-Ordner.

  • Insofern Sie die Zahlung per Banküberweisung vorgenommen haben so kann dies je nach Bank und Land bis zu 3-5 Werktage in Anspruch nehmen.
  • Insofern Sie die Zahlung per PayPal angewiesen haben wird die Zahlung in Echtzeit verbucht. 


Alternativ wenden Sie sich per Email direkt an unseren Verkauf unter Angabe Ihrer

  1. Rechnungsnummer
  2. Zahlungsweg (Bank, PayPal)
  3. Zeitpunkt der Zahlung, bei PayPal Transaktionsnummer


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Wie kann ich meine Bestellung widerrufen?

Artikel-ID: #RPOHD11684

Das Shopsystem storniert Ihre Bestellung automatisch insofern kein Zahlungseingang innerhalb von 10 Tagen ab Bestellung erfolgt.


Sollten Sie bereits eine Zahlung vorgenommen, jedoch die Lizenz noch nicht benutzt haben, so wenden Sie sich bitte an unseren Verkauf unter Angabe der Rechnungsnummer. Sollten Sie die Lizenz bereits benutzt haben, so ist ein Widerruf technisch nicht möglich da die Seriennummer bereits im Umlauf ist.


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Lizensierung

Kann meine Testlizenz verlängert werden?

Artikel-ID: #RPOHD11132

Ja, auf besondere Anfragen welche z.B. Teststellungen betreffen. Wenden Sie sich dazu an unseren Verkauf und geben Sie dort die ULID Ihrer Testlizenz an.


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Ich habe eine Lizenz erworben. Wo kann ich diese aktivieren?

Artikel-ID: #RPOHD13432

Starten Sie Realify PaperOffice™ DMS und klicken Sie im Login-Fenster aus "Seriennummer eingeben" und folgen Sie dem Assistenten.


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Wie oft kann ich meine erworbenen Lizenzen aktivieren?

Artikel-ID: #RPOHD13524

Sie können Ihre Lizenzen beliebig oft neu aktivieren nachdem Sie diese zuvor zurückgesetzt haben. Eine Lizenz-Rücksetzung kann über Ihr Realify Network erfolgen.


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Ich möchte meinen PC wechseln. Kann ich meine Lizenzen mitnehmen?

Artikel-ID: #RPOHD13616

Dazu können Sie die Aktivierung Ihrer Lizenz in Ihrem Realify Network zurücksetzen und anschliessend auf dem neuen PC wieder aktivieren.


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Gibt es kostenlose "Nur-Lese"-Lizenzen?

Artikel-ID: #RPOHD13800

Nein, jedoch können diese für Sie kostenlos bereitgestellt werden. Unser Verkauf hilft Ihnen gerne weiter.


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Wie lange ist meine gekaufte Lizenz gültig?

Artikel-ID: #RPOHD10856

Ihre erworbene Lizenz ist ein Leben lang gültig.


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Ich finde meine Lizenzurkunden nicht mehr. Was kann ich machen?

Artikel-ID: #RPOHD11408

Lizenzurkunden werden je nach Edition und USP Typ in Ihrem Realify Network gespeichert.

Wenden Sie sich mit folgenden Daten an unseren Verkauf

  • Rechnungsnummer und Datum
  • Zahlungsweg und Zahldatum
  • erworbene Edition und Version (falls bekannt)


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Auf wievielen PCs darf ich meine Lizenz installieren?

Artikel-ID: #RPOHD13708

Sie benötigen pro PC eine gültige Lizenz, d.h. um z.B. Realify PaperOffice™ DMS auf 5 verschiedenen PCs zu verwenden benötigen Sie 5 Lizenzen.

Verwenden Sie Realify PaperOffice™ DMS als Terminalanwendung, so ist pro Benutzer eine Lizenz notwendig.


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Was ist der Unterschied zwischen einer Einzelplatz und einer Netzwerklizenz?

Artikel-ID: #RPOHD460

Die Lizensierung von Realify PaperOffice™ DMS Starter, Basic, Business und Corporate erfolgt immer "Named user", d.h. Sie benötigen für JEDEN
Arbeitsplatz eine gültige Lizenz.


Hierbei wird zwischen Einzelplatz- und Netzwerklizenzen unterschieden:

Wenn Sie Realify PaperOffice™ DMS auf mehreren PCs installieren möchten, welche unabhängig voneinander sind, benötigen Sie Einzelplatzlizenzen.

Wenn Sie Realify PaperOffice™ DMS auf mehreren PCs installieren möchten, welche zusammen im Netzwerk arbeiten, benötigen Sie Netzwerklizenzen.


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Datensicherheit

Entspricht Realify PaperOffice™ DMS den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)?

Artikel-ID: #RPOHD15548

Realify PaperOffice™ DMS entspricht in jeder Edition der GDPdU.


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Ab welcher Edition sind die rechtlichen Vorschriften zur Langzeitspeicherung digitaler Daten gewährleistet?

Artikel-ID: #RPOHD15456

Alle Realify PaperOffice™ DMS Editionen gewährleisten die Einhaltung dieser Vorschriften da alle PDF-Dokumente ausschliesslich für die Langzeitarchivierung erstellt werden.


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Support

Für wie lange nach dem Kauf erhalte ich Release-Updates zur Verfügung gestellt?

Artikel-ID: #RPOHD12328

Release-Updates werden im Rahmen der Update & Support Paket-Nutzung (USP) kostenlos zur Verfügung gestellt.

Jede neu erworbene Lizenz enthält mindestens einen USP für 4 Wochen ab der Lizenzaktivierung.

Sie können die inbegriffene USP-Gültigkeitsdauer entweder direkt beim Kauf (4 Wochen bis lebenslang) festlegen oder einen USP jederzeit nachbuchen.


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Wo erhalte ich Support und Hilfe?

Artikel-ID: #RPOHD10948

Sie können uneingeschränkt auf den Realify HelpDesk sowie die Programm-Dokumentation jederzeit zugreifen. Für den Support per Email müssen Sie über ein aktives Update & Support Paket (USP) verfügen.

Jede neu erworbene Lizenz beinhaltet mindestens 4 Wochen kostenlosen USP, welcher optional nach Ablauf verlängert werden kann.

Für die telefonische Supportaufnahme müssen Sie über ein aktives Update & Support Paket PLUS (USP Plus) verfügen.

Für Support per Fernwartung (Teamviewer) müssen Sie über einen USP oder USP Plus sowie einen Supportcode für Fernwartung verfügen.

Supportcodes können jederzeit online erworben werden. Nicht eingelöste aber erworbene Supportcodes können zu 100% gutgeschrieben werden insofern die Zahlung per PayPal erfolgte.


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Internationalisierung

In welchen Sprachen ist die Programm-Oberfläche verfügbar?

Artikel-ID: #RPOHD13156

Realify PaperOffice™ DMS verfügt über folgende Sprachen:

  • Deutsch
  • Englisch (US)
  • Russisch
  • Spanisch (ES)
  • Portugiesisch (PT)
  • Französisch
  • Italienisch
  • Türkisch
  • Arabisch
  • Schwedisch
  • Chinesisch (vereinfacht)
  • Japanisch
  • Koreanisch (Süd)


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Kann Realify PaperOffice™ DMS Sonderzeichensätze wie kyrillisch, arabisch und asiatisch anzeigen?

Artikel-ID: #RPOHD13248

Ja, Realify PaperOffice™ DMS unterstützt vollständig die UTF-8 (Unicode) Kodierung.


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Hardware

Welche Scanner werden unterstützt?

Artikel-ID: #RPOHD14720

Generell werden alle auf dem Markt befindlichen Scanner unterstützt. 

Dabei kann von Scanner mit integrierter TWAIN oder WIA Schnittstelle direkt über das ScanConnect zugegriffen werden.

Für Scanner ohne TWAIN oder WIA Schnittstelle (z.B. Fujitsu Snap Scan) kann im ScanConnect über den Punkt "Vom Verzeichnis scannen" eingelesen werden, wenn Sie vorher die Scans temporär auf Ihrer Festplatte speichern.


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Installation

Darf oder kann ich Realify PaperOffice™ DMS auf einer virtuellen Maschine betreiben?

Artikel-ID: #RPOHD11776

Ja, insofern Ihre Nutzung nicht gegen die allgemeinen Lizenzbestimmungen verstößt ist das ohne Probleme möglich.


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Ich möchte ein Update von einem älteren Realify PaperOffice™ DMS Release auf das aktuelle (z.B. 2240) durchführen. Wie gehe ich vor?

Artikel-ID: #RPOHD19780

Falls Sie ein Update von älteren Realify PaperOffice™ DMS Versionen (z.B. einer 2011 auf die 2015) durchführen möchten, so erstellen unbedingt vor der Installation ein komplettes Daten Backup Ihrer bereits in der älteren Version abgespeicherten Daten.
Um explizit auf das R2240 upzudaten, müssen Sie eine bereits vorhandene Version deinstallieren, da ab dem R2240 ein neuer Programmkern eingesetzt wird, welcher nicht kompatibel mit vorherigen Versionen ist.
Starten Sie nach der Deinstallation den PC neu, ab hier können Sie das Release 2240 neu installieren.


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Welche Windows Benutzerrechte werden benötigt ?

Artikel-ID: #RPOHD552

Sie benötigen für die Installation lokale Administratorenrechte. Realify PaperOffice™ DMS wird dabei für alle lokalen Benutzerkonten eingerichtet.


Für die Nutzung benötigen Sie KEINE Administratorenrechte.


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Ich möchte die Edition (z.B Basic auf Business) einer bestehenden Installation ändern. Muss Realify PaperOffice™ DMS neu installiert werden?

Artikel-ID: #RPOHD12052

Nein, geben Sie einfach die neue Seriennummer ein und aktivieren Sie diese. Nach einem Programm-Neustart steht der Leistungsumfang der neuen Edition zur Verfügung.


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