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Letzte Aktualisierung am 07.12.2016

Termin- und Wiedervorlage Verwaltung

Hinweise zur Funktion

Artikel-ID: #RPOHD6440

Die integrierte Termin- und Wiedervorlageverwaltung (Kalender) stellt Ihnen bequem folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Kalenderübersicht als Tag, Arbeitswoche, Kalenderwoche, Monat und Jahr
  • Drucken von Kalendereinträgen und Zeitansichten
  • Festhalten von Einzeltermin, Serienterminen, Terminfolgen und Erinnerungen
  • Dokumentmappenverknüpfungen - Dokumentmappen, die Sie auf Termin legen, werden im Kalender festgehalten
  • Erinnerungsfunktion (Realify PaperOffice™ DMS muss aktiv sein)

Um die Termin- und Wiedervorlageverwaltung in Realify PaperOffice™ DMS zu öffnen, klicken Sie auf den Menuknopf und wählen anschliessend "Termin- und Wiedervorlageverwaltung".

Falls Sie Ihre Dokumentmappe auf einen Termin legen möchten, so wählen Sie in Ihrer Dokumentmappe den Reiter "Termine/Wiedervorlage" aus und legen den Termin fest indem Sie auf "Auf Termin/Wiedervorlage legen" klicken, speichern Ihre Änderungen indem Sie auf "Dokumentmappe speichern" klicken. Die Verknüpfung zu dieser Dokumentmappe wird Ihnen ebenfalls in der Termin- und Wiedervorlageverwaltung angezeigt.


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Internen Kalender im Netzwerk verfügbar machen

Artikel-ID: #RPOHD6624

Sie können den internen Kalender gemeinsam im Netzwerk nutzen, indem Sie den Kalender auf ein im Netzwerk freigegebenes Verzeichnis legen.

Um den Kalender im Netzwerk verfügbar zu machen gehen Sie wie folgt vor:

1. Kopieren Sie die zentrale XML-Datei des Kalenders von

C: \ Program Files \ Realify PaperOffice™ DMS Classic \ PaperOffice \ events.xml

in ein freigegebenes Netzwerkverzeichnis.

2. Stellen Sie den neuen korrekten Netzwerkpfad zur Kalenderdatei in PaperOffice unter "Startmenü -> Einstellungen -> Ordner" ein, z.B. freigabeordnername


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Kontakt- und Adressverwaltung

Hinweise zur Funktion

Artikel-ID: #RPOHD6716

Mit der internen Kontakt-und Adressverwaltung steht Ihnen ein leistungsfähiges Werkzeug zur Verfügung.

  • Verwaltung von beliebigen Kontakten
  • Festlegen von detaillierten Kontaktinformationen
  • Unterscheidung von Privat- und Geschäftadresse
  • Zuordnung von frei wählbaren Kontaktkategorien
  • Querverknüpfungen zu anderen Kontakten
  • Durchsuchen nach Kontakten
  • Detail- und Listenansicht
  • automatisierte Adressvervollständigung über Internetverbindung

Um die Kontakt- und Adressverwaltung in Ihrem Realify PaperOffice™ DMS zu öffnen, klicken Sie auf den Menuknopf und wählen anschliessend Kontakt- und Adressverwaltung aus. Hier können ganz einfach neue Kontakte angelegt und bestehende bearbeitet werden, speichern Sie danach Ihre Änderungen ab, indem Sie auf den Knopf "Speichern" klicken.
Um eine neue oder bestehende Dokumentmappe mit einem Kontakt zu verknüpfen, wählen Sie die gewünschte Dokumentmappe aus, gehen auf den Reiter Kontakte/Adressen danach "mit einem Kontakt verknüpfen", wählen den gewünschten Kontakt aus und klicken auf "Kontakt übernehmen" um den gewünschten Kontakt zu übernehmen. Speichern Sie Ihre Änderungen, indem Sie auf "Dokumentmappe speichern" klicken.


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Was bedeuten Standardkontakte in der Kategorie- Ordner Verwaltung?

Artikel-ID: #RPOHD6808

Standardkontakte in der Kategorie- Ordner Verwaltung werden angelegt, wenn die erstellten Dokumentmappen standardmässig die Kontaktverknüpfung erhalten sollen, ohne den Kontakt später hinzuweisen zu müssen.

Um einen Standardkontakt für den Kategorie- Ordner zuzuweisen, öffnen Sie Ihre Kategorie- Ordner Verwaltung.

Wählen Sie vorerst einen Hauptkategorie- Ordner (Unterkategorie- Ordner) aus, indem Sie diesen markieren oder neu erstellen.

Wählen Sie danach einen Standardkontakt für diese Kategorie aus, indem Sie auf die Lupe klicken. Falls Sie bereits bestehende Kontakte haben, so können Sie den entsprechenden übernehmen, indem Sie auf "Kontakt übernehmen" klicken oder erstellen Sie einen neuen Kontakt, welchen Sie danach als Standardkontakt dem Kategorie- Ordner zuweisen können.

Um die Änderungen zu speichern, klicken Sie vorerst auf den Pfel "hoch" oder "runter" - der "Speichern" Knopf aktiviert sich. Klicken Sie auf "Speichern".

Wenn nun eine neue Dokumentmappe in dem vorerst ausgewählem Kategorie- Ordner erstellt wird, wird diese automatisch diesem Standardkontakt hinzugewiesen.


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Wie lege ich neuen Kontakt an?

Artikel-ID: #RPOHD6992

Um einen neuen Kontakt in Realify PaperOffice™ DMS anzulegen, klicken Sie in Ihrem Menupunkt und wählen Kontakt- Und Adressverwaltung aus.

Wählen Sie danach "Neuer Kontakt" aus und geben erforderliche Kontaktdaten ein. Speichern Sie die Änderungen, indem Sie auf "Speichern" klicken.



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Wie lösche ich einen oder mehrere Kontakte?

Artikel-ID: #RPOHD7084

Um einen oder mehrere Kontakte zu löschen gehen Sie wie folgt vor:

1.Öffnen Sie die Kontakt- und Adressverwaltung aus Ihrem Realify PaperOffice™ DMS Menu heraus

2. Klicken Sie links auf den zu löschenden Kontakt.

3. Klicken Sie auf "löschen" um diesen Kontakt zu löschen oder auf "Alle Kontakte löschen" um alle zu löschen.

Achtung: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden!


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Modul "Automatische XML-Ablage"

Hinweise zur Funktion

Artikel-ID: #RPOHD7176

Das optionale XML-Ablagemodul ermöglicht die automatische Verschlagwortung, Kategorisierung und Ablage in Realify PaperOffice™ DMS.
Dieses Modul kann mit dem Realify PaperOffice™ DMS Server eingesetzt werden.

Schritt 1:

  • Sie erstellen aus oder mit einer beliebigen Applikation eine XML-Datei, welche alle in PaperOffice verfügbaren Informationsfelder und Kategorien enthält. Nicht vorhandene Kategorien oder z.B. benutzerdefinierte Felder werden auf Wunsch automatisch neu angelegt.

Schritt 2:

  • Sie definieren zusätzlich die Dateipfade zu den Dokumentmappenobjekten wie z.B. pdf, .doc, .jpg

Schritt 3:

  • PaperOffice erzeugt auf Basis der XML-Datei eine neue Dokumentmappe und legt diese fertig verschlagwortet bzw. kategorisiert in das Zielarchiv ab. Anschließend werden die gewünschten Objekte zur Dokumentmappe hinzugefügt.

Schritt 4:

  • PaperOffice informiert Sie, dass neue Dokumentenmappen über die XML-Ablage automatisch hinzugefügt wurden.


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Aufbau der XML-Steuerdatei

Artikel-ID: #RPOHD7268

Die XML-Steuerdatei spiegelt im Prinzip die Eingabefelder von PaperOffice 2014 wieder und muss eine vorgegebene Struktur vorweisen:

<PaperOffice2008XMLVersion>1.0.0</PaperOffice2008XMLVersion>

// Zeigt Benutzerbenachrichtigung an, sobald eine neue Dokumentenmappe hinzugefügt wurde

true

// Interne Archivnummer, in die die Dokumentenmappe eingefügt werden soll

20

// Gibt den Benutzer an, der diese Dokumentenmappe erzeugt hat

1

// Gibt die Kategorie Struktur an, die neu angelegt werden soll.

// Sollten die Kategorien nicht vorhanden sein, werden diese automatisch neu angelegt

// Es können beliebig viele Kategorien angegeben werden (neuekategorie1, neuekategorie2, neuekategorie3,...)

// Die neu angelegte Kategorienstruktur wird automatisch zugewiesen

Steuerunterlagen
Buchführung 2014
Mai 2014
Neue Testkategorie
// Legt das Icon für die Kategorie fest (hauptkategorieicon, unterkategorie1icon, ...)
Icon 005
Steuerunterlagen
Buchführung 2011
Mai 2011
Neue Test2
Icon 009

// Legt die Basisinformationen der Dokumentenmappe fest

// Diese Informationen spiegeln den ersten Reiter "Eigenschaften" wieder

// bereits bestehende Kategorien
529;549

// Dokumentmappenbezeichnung
Rechnungsbezeichnung

// Dokumentemappentyp 1
Rechnung

// Dokumentemappentyp 2

// Aktenschrank 1
Testschrank

// Aktenschrank 2
Ordner Test

// Belegdatum im Format tt.mm.jjjj
02.09.2014

// Belegnummer
RE43534

// Betrag netto
1000

// MwSt-Satz ohne Prozentzeichen
19

// Betrag brutto
1190

// Dokumentmappennotiz
Testnotiz

// Legt erweiterten Informationen der Dokumentenmappe fest

// Diese Informationen spiegeln den zweiten Reiter "weitere Einstellungen" wieder

// Benutzerdefinierte Felder können automatisch angelegt werden, wenn diese nicht vorhanden sind

// Automatikmodus: true,false (true legt Felder automatisch an)

true

// Es können beliebig viele Felder angelegt werden (feld1, feld2, feld3, ...)

// Feldname
Kundennummer

// Feldtyp: text,zahlen,betrag,datum,autozahl
zahlen

// default-wert für dieses Feld

// Dieser Wert wird jetzt zugewiesen
34243224

// Macht das Feld nur in den oben gewählten Kategorien verfügbar

true

// Macht das Feld nur in dem oben gewählten Archiv verfügbar

true

Bemerkung
text
Bemerkungstext

// Schlüsselwörter
Rechnung;Beleg;1190

// Erledigungsoption im Format true oder false

true

// Als erledigt markieren

true

// als erledigt am markieren im Format tt.mm.jjjj
02.09.2014

// Legt das Icon für diese Dokumentenmappe fest
Icon 009

// Legt Kontaktinformationen der Dokumentenmappe fest

// Diese Informationen spiegeln den dritten Reiter "Kontakte" wieder

// Diese Kontakte werden der Dokumentenmappe zugewiesen, mehrere mit „;“ getrennt
3;5;8;1

// Legt Kontaktinformationen der Dokumentenmappe fest

// Diese Informationen spiegeln den fünften Reiter "Objekte" wieder

// Es können beliebig viele Objekte eingefügt werden (datei1, datei2, datei3, ...)

//Vollständiger Pfad (z.B. z:xml_import1_UID12344.tif)
z:xml_import1_UID12344.tif

//Falls bereits eine OCR vorliegt, kann diese hier übernommen werden
Fügen Sie den OCR-Text hier ein

// Objektnotiz
Fügen Sie hier eine Notiz ein

// Objektbezeichnung, falls nicht angegeben wird der Dateiname übernommen

Fügen Sie hier eine Bezeichnung ein
z:xml_import1_UID12346.tif

test-orctext2
Fügen Sie hier eine Notiz ein
Fügen Sie hier eine Bezeichnung ein

// Legt Berechtigungen der Dokumentenmappe fest

// Diese Informationen spiegeln den sechsten Reiter "Berechtigungen" wieder

// Legt die gleichen Rechte für alle verfügbaren Benutzer fest

// Rechte: R,W,D,RWD (Lesen,Schreiben,Löschen,Vollzugriff)
R

// Legt die Rechte für einen individuellen Benutzer fest (benutzer1, benutzer2, benutzer3, ...)

// PaperOffice Benutzername
max.mustermann
RWD
josef.mustermann
RW


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Quellen für ID-Angaben in XML-Steuerdateien

Artikel-ID: #RPOHD7360

Für manche Angaben in der XML-Steuerdatei benötigen Sie ID-Werte, welche Sie direkt in PaperOffice wiederfinden:

Archiv -> Archiveigenschaften

Benutzerverwaltung -> Fahren Sie mit der Maus über den Eintrag in der Benutzerliste

Archiv -> Kategorien bearbeiten -> Klicken Sie rechts auf den Eintrag in der Kategorienliste

Kontaktverwaltung -> weitere Daten

Alle anderen Felder sind frei editierbar oder gemäß der vorgegebenen Formatierung auszufüllen.


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Modul "ScreenCapture"

Wie aktiviere ich ScreenCapture?

Artikel-ID: #RPOHD7544

ScreenCapture ist ein Modul von Realify PaperOffice™ DMS und muss zusätzlich erworben werden.

Falls Sie bereits eine ScreenCapture Lizenz erworben haben, so müssen Sie diese wie Ihre PaperOffice Lizenz aktivieren.

Gehen Sie hierfür auf „Hilfe“ und wählen „Module“ aus.

Nach dem Lizensierungsvorgang muss ScreenCapture in Ihrer Realify PaperOffice™ DMS Oberfläche freigeschaltet werden.

Klicken Sie in Ihrem Menupunkt auf "ScreenCapture aktiv", um ScreenCapture zu aktivieren. Nach dem Aktivierungsvorgang erscheint neben dem Eintrag ein Häkchen, welcher bedeutet, dass ScreenCapture im Moment aktiv ist und Sie durch die "Druck" Taste Screenshots erzeugen können.


Falls Sie die Erzeugung von Screenshots durch das Drücken der "Druck" Taste deaktivieren möchten, so gehen Sie erneut auf das Startmenu von Realify PaperOffice™ DMS und klicken erneut auf ScreenCapture. Das Häkchen verschwindet.


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Hinweise zur Funktion

Artikel-ID: #RPOHD7452

Das in Realify PaperOffice™ DMS integrierte Modul ScreenCapture stellt Ihnen bequem folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Übernahme von Screenshots (Bildschirmfotos) direkt in PaperOffice
  • Ablegen von Ihren Screenshots (Bildschirmfotos) in die Windows Zwischenablage
  • Speichern Ihrer Screenshots (Bildschirmfotos) auf Ihrem System
  • Direktes Umwandeln und Speichern Ihrer Screenshots (Bildschirmfotos) als PDF
  • Drucken Ihrer Screenshots (Bildschirmfotos)


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Welche Funktionen bietet mir ScreenCapture an?

Artikel-ID: #RPOHD7728

Um ein Screenshot (Bildschirmfoto) zu erstellen, prüfen Sie vorerst, ob ScreenCapture im Moment aktiv ist. Hierfür gehen Sie in Ihrem Menupunkt auf den Eintrag "ScreenCapture aktiv" - falls ein Häkchen links erscheint, so ist ScreenCapture aktiv. Bitte beachten Sie, dass ScreenCapture sich bei jedem Neustart von Realify PaperOffice™ DMS automatisch deaktiviert und das Häkchen gesetzt werden muss.

Nachdem die Aktivierung überprüft wurde, wählen Sie das jeweilige Fenster aus, welches als Screenshot erstellt werden soll.
Klicken danach auf die „Druck“ Taste Ihrer Tastatur.

Nun haben Sie die Möglichkeit Ihr Screenshot:

  • In Realify PaperOffice™ DMS zu speichern

Bei Klick auf das Symbol „PaperOffice“ wird Ihr Screenshot in Realify PaperOffice™ DMS gespeichert. Im nächsten Schritt wird das PaperOffice Printer-Exchange Fenster angezeigt, in welchem Sie die Möglichkeit haben Ihr Screenshot „in der PaperOffice Zwischenablage zu speichern“, „Eine neue Dokumentmappe anzulegen“ und das Objekt in dieser zu speichern sowie Ihr Screenshot als PDF Dokument auf Ihrem System zu speichern.

  • In Ihrer Windows Zwischenablage zu speichern
  • Als PDF zu speichern
  • Ihr Screenshot auszudrucken
  • Ein Klick auf das Vorschaubild öffnet im nächsten Schritt Ihr Screenshot als JPG


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Schnittstellen zu anderen Programmen

Gibt es eine DMS Anbindung bzw. DMS Schnittstelle zu Lexware?

Artikel-ID: #RPOHD16468

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Gibt es eine DMS Anbindung bzw. Schnittstelle zu Datev?

Artikel-ID: #RPOHD16560

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Gibt es eine DMS Anbindung bzw. Schnittstelle zu SAP?

Artikel-ID: #RPOHD16652

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Gibt es eine DMS Anbindung bzw. Schnittstelle zu Microsoft Dynamics?

Artikel-ID: #RPOHD16744

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Gibt es eine DMS Anbindung bzw. Schnittstelle zu Sage oder ehemals GS-Auftrag?

Artikel-ID: #RPOHD16836

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