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Letzte Aktualisierung am 07.12.2016

Wie kann ich Realify PaperOffice™ DMS Icons manuell verwalten?

Artikel-ID: #RPOHD6348

Realify PaperOffice™ DMS stellt zur Kennzeichnung von Dokumentmappen verschiedene Icons zur Verfügung.

Sie können diese manuell verwalten, sowie auch neue eigene Icons hinzufügen. Bitte beachten Sie, dass sich eine zu große Anzahl von Icons negativ auf die Arbeitsgeschwindigkeit auswirkt, da Realify PaperOffice™ DMS diese automatisch in den Arbeitsspeicher lädt.

Die vorhandenen Icons finden Sie im Ordner "Symbole" unterhalb Ihrer Realify PaperOffice™ DMS Installation.

Folgendes ist zu beachten:

  • Die Zahlenreihenfolge darf nicht unterbrochen werden (intern_010.ico, intern_011.ico,...)
  • Die Größe der Icons muss 32x32 Pixel betragen
  • Es muss sich um wirklich erstellte Icons handeln
  • Sie müssen Realify PaperOffice™ DMS neu starten, damit die neuen Icons korrekt eingelesen werden

Legen Sie unbedingt vor Änderung ein Backup dieses Ordners an!


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Hinweise zur Funktion

Artikel-ID: #RPOHD6440

Die integrierte Termin- und Wiedervorlageverwaltung (Kalender) stellt Ihnen bequem folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Kalenderübersicht als Tag, Arbeitswoche, Kalenderwoche, Monat und Jahr
  • Drucken von Kalendereinträgen und Zeitansichten
  • Festhalten von Einzeltermin, Serienterminen, Terminfolgen und Erinnerungen
  • Dokumentmappenverknüpfungen - Dokumentmappen, die Sie auf Termin legen, werden im Kalender festgehalten
  • Erinnerungsfunktion (Realify PaperOffice™ DMS muss aktiv sein)

Um die Termin- und Wiedervorlageverwaltung in Realify PaperOffice™ DMS zu öffnen, klicken Sie auf den Menuknopf und wählen anschliessend "Termin- und Wiedervorlageverwaltung".

Falls Sie Ihre Dokumentmappe auf einen Termin legen möchten, so wählen Sie in Ihrer Dokumentmappe den Reiter "Termine/Wiedervorlage" aus und legen den Termin fest indem Sie auf "Auf Termin/Wiedervorlage legen" klicken, speichern Ihre Änderungen indem Sie auf "Dokumentmappe speichern" klicken. Die Verknüpfung zu dieser Dokumentmappe wird Ihnen ebenfalls in der Termin- und Wiedervorlageverwaltung angezeigt.


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Internen Kalender im Netzwerk verfügbar machen

Artikel-ID: #RPOHD6624

Sie können den internen Kalender gemeinsam im Netzwerk nutzen, indem Sie den Kalender auf ein im Netzwerk freigegebenes Verzeichnis legen.

Um den Kalender im Netzwerk verfügbar zu machen gehen Sie wie folgt vor:

1. Kopieren Sie die zentrale XML-Datei des Kalenders von

C: \ Program Files \ Realify PaperOffice™ DMS Classic \ PaperOffice \ events.xml

in ein freigegebenes Netzwerkverzeichnis.

2. Stellen Sie den neuen korrekten Netzwerkpfad zur Kalenderdatei in PaperOffice unter "Startmenü -> Einstellungen -> Ordner" ein, z.B. freigabeordnername


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Hinweise zur Funktion

Artikel-ID: #RPOHD6716

Mit der internen Kontakt-und Adressverwaltung steht Ihnen ein leistungsfähiges Werkzeug zur Verfügung.

  • Verwaltung von beliebigen Kontakten
  • Festlegen von detaillierten Kontaktinformationen
  • Unterscheidung von Privat- und Geschäftadresse
  • Zuordnung von frei wählbaren Kontaktkategorien
  • Querverknüpfungen zu anderen Kontakten
  • Durchsuchen nach Kontakten
  • Detail- und Listenansicht
  • automatisierte Adressvervollständigung über Internetverbindung

Um die Kontakt- und Adressverwaltung in Ihrem Realify PaperOffice™ DMS zu öffnen, klicken Sie auf den Menuknopf und wählen anschliessend Kontakt- und Adressverwaltung aus. Hier können ganz einfach neue Kontakte angelegt und bestehende bearbeitet werden, speichern Sie danach Ihre Änderungen ab, indem Sie auf den Knopf "Speichern" klicken.
Um eine neue oder bestehende Dokumentmappe mit einem Kontakt zu verknüpfen, wählen Sie die gewünschte Dokumentmappe aus, gehen auf den Reiter Kontakte/Adressen danach "mit einem Kontakt verknüpfen", wählen den gewünschten Kontakt aus und klicken auf "Kontakt übernehmen" um den gewünschten Kontakt zu übernehmen. Speichern Sie Ihre Änderungen, indem Sie auf "Dokumentmappe speichern" klicken.


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Was bedeuten Standardkontakte in der Kategorie- Ordner Verwaltung?

Artikel-ID: #RPOHD6808

Standardkontakte in der Kategorie- Ordner Verwaltung werden angelegt, wenn die erstellten Dokumentmappen standardmässig die Kontaktverknüpfung erhalten sollen, ohne den Kontakt später hinzuweisen zu müssen.

Um einen Standardkontakt für den Kategorie- Ordner zuzuweisen, öffnen Sie Ihre Kategorie- Ordner Verwaltung.

Wählen Sie vorerst einen Hauptkategorie- Ordner (Unterkategorie- Ordner) aus, indem Sie diesen markieren oder neu erstellen.

Wählen Sie danach einen Standardkontakt für diese Kategorie aus, indem Sie auf die Lupe klicken. Falls Sie bereits bestehende Kontakte haben, so können Sie den entsprechenden übernehmen, indem Sie auf "Kontakt übernehmen" klicken oder erstellen Sie einen neuen Kontakt, welchen Sie danach als Standardkontakt dem Kategorie- Ordner zuweisen können.

Um die Änderungen zu speichern, klicken Sie vorerst auf den Pfel "hoch" oder "runter" - der "Speichern" Knopf aktiviert sich. Klicken Sie auf "Speichern".

Wenn nun eine neue Dokumentmappe in dem vorerst ausgewählem Kategorie- Ordner erstellt wird, wird diese automatisch diesem Standardkontakt hinzugewiesen.


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Wie lege ich neuen Kontakt an?

Artikel-ID: #RPOHD6992

Um einen neuen Kontakt in Realify PaperOffice™ DMS anzulegen, klicken Sie in Ihrem Menupunkt und wählen Kontakt- Und Adressverwaltung aus.

Wählen Sie danach "Neuer Kontakt" aus und geben erforderliche Kontaktdaten ein. Speichern Sie die Änderungen, indem Sie auf "Speichern" klicken.



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Wie lösche ich einen oder mehrere Kontakte?

Artikel-ID: #RPOHD7084

Um einen oder mehrere Kontakte zu löschen gehen Sie wie folgt vor:

1.Öffnen Sie die Kontakt- und Adressverwaltung aus Ihrem Realify PaperOffice™ DMS Menu heraus

2. Klicken Sie links auf den zu löschenden Kontakt.

3. Klicken Sie auf "löschen" um diesen Kontakt zu löschen oder auf "Alle Kontakte löschen" um alle zu löschen.

Achtung: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden!


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