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Letzte Aktualisierung am 02.12.2016

Benutzer

Wie kann ich Realify PaperOffice™ DMS automatisch sperren und evtl. Benutzer wechseln?

Artikel-ID: #RPOHD5704

Realify PaperOffice™ DMS unterstützt je nach Programmversion bis zu 50 lokale Benutzer und unbegrenzte Anzahl von Netzwerkbenutzern.

Um schnell zwischen lokalen Benutzern umherzuschalten gehen Sie wie folgt vor:

1. Drücken Sie die "F10"-Taste

2. Realify PaperOffice™ DMS ist nun gesperrt und kann ohne Passworteingabe nicht reaktiviert werden.

3. Klicken Sie auf einen Benutzer und geben Sie das entsprechende Passwort ein. (Falls ein Benutzerpasswort hinterlegt wurde)

4. Der neue Benutzer wird jetzt in Realify PaperOffice™ DMS angemeldet.


Hinweis: Die Benutzersperrung kann auch nach einer frei wählbaren Inaktivzeit automatisch aktiviert werden, falls der Computer bei Nichtbenutzung nach einer bestimmten Zeit gesperrt werden soll:

1. Klicken Sie in Ihrem Realify PaperOffice™ DMS auf "Einstellungen" 

2. Wählen Sie "Benutzer- und Rechteverwaltung"

3. Aktivieren Sie "Automatische Abmeldung bei Inaktivität in Minuten" und legen Sie einen Zeitraum fest.


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Schwierigkeits-Stufe
Anfänger

PaperOffice automatisieren über Startparameter

Vorschaubilder global neu erstellen lassen (MDB-Datenbanken)

Artikel-ID: #RPOHD16284

Sie können alle Vorschaubilder neu erstellen lassen. Bitte beachten Sie das dieser Vorgang je nach Datenbankgrösse einige Zeit in Anspruch nehmen wird.

  1. Erstellen Sie eine Datensicherung der Datenbank
  2. Starten Die CMD.EXE als Administrator
  3. Starten Sie "C:\Program Files (x86)\Realify PaperOffice™ DMS Classic\PaperOffice\paperoffice.exe" / refreshthumbs
  4. Der Vorgang startet automatisch


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Schwierigkeits-Stufe
Anfänger

Erweiterte PaperOffice CommandLine

Artikel-ID: #RPOHD5796

Sie können PaperOffice durch die Kommandozeile und Parameter voll flexibel steuern, um z.B. Ihr bestehendes ERP-System mit PaperOffice zu verbinden.

Dazu stehen Ihnen folgende Parameter zur Verfügung:

  • PaperOffice im Debugmodus starten

Erzeugt die Datei debug.log im Installationsverzeichnis.

C: Program Files Realify PaperOffice™ DMS Classic PaperOffice PaperOffice.exe /debug


  • PaperOffice beenden

Beendet ein laufendes PaperOffice

C: Program Files Realify PaperOffice™ DMS Classic PaperOffice PaperOffice.exe /stop


  • Dateien zur PaperOffice Zwischenablage hinzufügen

Fügt beliebige Dateien der Zwischenablage des aktuell angemeldeten Benutzers zu

C: Program Files Realify PaperOffice™ DMS Classic PaperOffice PaperOffice.exe /copytoza/filename=PFAD_ZUR_DATEI/DATEINAME

Anwendungsbeispiel:

C: Program Files Realify PaperOffice™ DMS Classic PaperOffice PaperOffice.exe /copytoza /filename=c:meine Dokumentedokument.doc

Kopiert die Datei dokument.doc in die aktuelle Zwischenablage


  • PaperOffice Zwischenablage aktualisieren z.B. nach automatischen Hinzufügen

Aktualisiert die Zwischenablage

C: Program Files Realify PaperOffice™ DMS Classic PaperOffice PaperOffice.exe /refreshza


  • Informationen in PaperOffice suchen und anzeigen lassen (aus benutzerdefinierten Feldern)

Sucht nach beliebigen Informationen innerhalb von PaperOffice und zeigt Ihnen diese direkt an.

C: Program Files Realify PaperOffice™ DMS Classic PaperOffice PaperOffice.exe /searchuserfield="FELDBEZEICHNUNG" "SUCHWERT"


  • Der optionale Zusatzparameter /onlythiscategory zeigt nur Kategorien an, in welchen Suchergebnisse gefunden wurden.

C: Program Files Realify PaperOffice™ DMS Classic PaperOffice PaperOffice.exe /searchuserfield="FELDBEZEICHNUNG" "SUCHWERT"/onlythiscategory

Anwendungsbeispiel (das benutzerdefinierte Feld "Kundennummer" wurde bereits angelegt):

C: Program Files Realify PaperOffice™ DMS Classic PaperOffice PaperOffice.exe /searchuserfield="Kundennummer""123456789" /onlythiscategory

Zeigt alle Dokumentmappen an, die die Kundennummer "123456789" haben. Zudem werden nur Kategorien angezeigt, welche den gefundenen Dokumentmappen zugeordnet sind.


  • Informationen in PaperOffice suchen und anzeigen lassen (durchsucht ALLE Felder außer benutzerdefinierte Felder)

Sucht nach beliebigen Informationen innerhalb von PaperOffice und zeigt Ihnen diese direkt an.

PaperOffice sucht über diesen Parameter in ALLEN Felder außer den benutzerdefinierten Feldern.

C: Program Files Realify PaperOffice™ DMS Classic PaperOffice PaperOffice.exe /S: SUCHBEGRIFF

Anwendungsbeispiel:

C: Program Files Realify PaperOffice™ DMS Classic PaperOffice PaperOffice.exe /S: Lebenslauf Mustermann

Zeigt alle Dokumentmappen an, in welchen das Wort " Lebenslauf Mustermann" gefunden wird


  • Kategorie automatisch anzeigen lassen

Setzt den Zeiger auf die vorgegebene Kategorie und zeigt die entsprechenden Dokumentmappen in der Liste an.
Falls es mehrere Kategorien mit diesem Namen gibt, wird die erste markiert.

C: Program Files Realify PaperOffice™ DMS Classic PaperOffice PaperOffice.exe /KSF: KATEGORIENAME

Anwendungsbeispiel:

C: Program Files Realify PaperOffice™ DMS Classic PaperOffice PaperOffice.exe /KSF: Rechnungseingang

Zeigt alle Dokumentmappen an, die die Kategorie "Rechnungseingang" haben.


  • Dokumentmappen automatisiert erstellen und anzeigen lassen

Erstellt automatisiert eine neue Dokumentenmappe und weißt dieser den Standardnamen "Neue Dokumentmappe" zu.

C: Program Files Realify PaperOffice™ DMS Classic PaperOffice PaperOffice.exe /opends

Der optionale Zusatzparameter /openit öffnet diese neue Dokumentmappe nach der Erstellung

C: Program Files Realify PaperOffice™ DMS Classic PaperOffice PaperOffice.exe /opends /openit

Der optionale Zusatzparameter /filename=DATEINAME oder /filename=VERZEICHNIS fügt dieser neuen Dokumentmappe eine Datei oder bei Verzeichnisangabe den Inhalt eines kompletten Verzeichnisses hinzu.

C: Program Files Realify PaperOffice™ DMS Classic PaperOffice PaperOffice.exe /opends /openit/filename=c:meine Dokumentedokument.doc (einzelne Datei)

C: Program Files Realify PaperOffice™ DMS Classic PaperOffice PaperOffice.exe /opends /openit/filename=c:meine Dokumente (kompletter Verzeichnisinhalt)

Der optionale Zusatzparameter /kat=KATEGORIE_ID weißt dieser neuen Dokumentmappe dieser Kategorie zu.

C: Program Files Realify PaperOffice™ DMS Classic PaperOffice PaperOffice.exe /opends /openit/filename=c:meine Dokumentedokument.doc /kat=512


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Anfänger

Automatisch Benutzer auswählen bei Programmstart

Artikel-ID: #RPOHD5888

Um PaperOffice automatisch mit einem bestimmten Benutzer zu starten gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Starten Sie PaperOffice mit den entsprechenden Parametern

z.B. C: Program Files Realify PaperOffice™ DMS Classic PaperOffice PaperOffice.exe /user=BENUTZERNAME/pw=BENUTZERPASSWORT

Der hier angegebene Benutzer wird automatisch vorausgewählt.


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Anfänger

Automatisch Datenbank auswählen beim Programmstart

Artikel-ID: #RPOHD5980

Um PaperOffice automatisch mit einer bestimmten Datenbank zu starten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Starten Sie PaperOffice mit den entsprechenden Parametern

z.B. C: Program Files Realify PaperOffice™ DMS Classic PaperOffice PaperOffice.exe /db=DATENBANKNAME

Die hier angegebene Datenbank wird automatisch vorausgewählt.


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Anfänger

Automatisch Archiv auswählen beim Programmstart

Artikel-ID: #RPOHD6072

Um PaperOffice automatisch mit einem bestimmten Archiv zu starten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Starten Sie PaperOffice mit den entsprechenden Parametern

z.B. C: Program Files Realify PaperOffice™ DMS Classic PaperOffice PaperOffice.exe /archiv=ARCHIVNAME

Das hier angegebene Archiv wird automatisch vorausgewählt.


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Startparameterübergabe und automatisch Anmelden

Artikel-ID: #RPOHD6164

Um PaperOffice automatisch mit Startparametern zu starten und das Anmeldefenster zu umgehen gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Starten Sie PaperOffice mit den entsprechenden Parametern

Um den Benutzer, Passwort, Datenbank und Archiv festzulegen und diese dann mit den Vorgaben automatisch anzumelden, starten Sie PaperOffice wie folgt:

z.B. die Startvorgaben

  • Der Benutzername lautet BENUTZERNAME
  • Das Benutzerpasswort lautet BENUTZERPASSWORT
  • Die Startdatenbank lautet STARTDATENBANK
  • Das Startarchiv lautet STARTARCHIV

ergibt diese Startparameter

"C: Program Files Realify PaperOffice™ DMS Classic PaperOffice PaperOffice.exe" /user=BENUTZERNAME/pw=BENUTZERPASSWORT /db=STARTDATENBANK /archiv=STARTARCHIV /autologin

Hinweis: Der zusätzlich Befehl "/autologin" umgeht das Anmeldefenster und führt die Login-Sequenz sofort aus.


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Anfänger

Workflow automatisieren

Wie füge ich Dateien und Dokumente automatisch über ExplorerConnect hinzu?

Artikel-ID: #RPOHD19412

Um Dateien oder Dokumente ganz automatisiert in Realify PaperOffice™ DMS abzuspeichern, können diese über den Realify PaperOffice™ DMS integrierten ExplorerConnect erfolgen.

Durch die direkte Integration in den Windows-Explorer können Sie schnell und bequem jegliche Dateien direkt per Mausklick in Realify PaperOffice™ DMS speichern.

Dabei können einzelne oder auch mehrere Dateien gleichzeitig importiert und gespeichert werden. Des Weiteren können auch einfache Dateien unter dem virtuellen Windows-Laufwerk „ExplorerConnect“ gespeichert werden.

Alle so aufgenommenen Dateien werden standardmäßig durch Exchange weiter verarbeitet und anschliessend in Realify PaperOffice™ DMS gespeichert.

Speichern Sie z.B. Ihre Emails in diesem virtuellen Laufwerk, um diese schnell und ohne Arbeit dauerhaft in Realify PaperOffice™ DMS zu speichern.

Der Punkt „Arbeitsplatz“ des Windows-Explorers wird um das virtuelle Laufwerk "ExplorerConnect" erweitert. So werden alle Dateien, welche in diesem Laufwerk gespeichert werden, in Realify PaperOffice™ DMS™ DMS gespeichert.

Um ein Laufwerk auszuwählen, gehen Sie in Ihrem Realify PaperOffice™ DMS auf "Einstellungen" und danach auf "Einstellungen ändern". Wählen Sie den Reiter "ExplorerConnect" aus. Im Einstellungsfenster können Sie den Laufwerksbuchstaben auswählen, welchen ExplorerConnect benutzen kann. Nachdem Sie auf "Einstellungen speichern" geklick haben, wird der Laufwerksbuchstabe ganz automatisiert angelegt. Zudem muss in der Verzeichnisüberwachung festgelegt werden, ob die Dateien und Dokumente, welche in Ihrem ExplorerConnect abgespeichert werden direkt an Realify Exchange übergeben werden sollen oder ein Objekt erstellt werden soll, dieses in eine neue Dokumentmappe eingefügt und in die Sammelablage abgelegt werden soll. Die Verzeichnisüberwachung finden Sie, wenn Sie in Ihrem Realify PaperOffice™ DMS auf "Einstellungen" und danach auf "Verzeichnisüberwachung" gehen.

Jetzt werden all Ihre Dokumente und Dateien, welche unter diesem Laufwerksbuchstaben gespeichert werden, ganz automatisiert in Realify PaperOffice™ DMS gespeichert.

Sie finden die Übersicht all Ihrer durch ExplorerConnect angelegten Dokumentmappen, wenn Sie in der Kategorie- Ordner Ansicht auf "Durch ExplorerConnect aufgenommen" klicken.


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Fortgeschritten

Wie erfolgt eine automatische Zuordnung von Rechnungen, Lieferscheinen usw. aus einem Warenwirtschaftssystem?

Artikel-ID: #RPOHD19044

Alle in Ihrem Warenwirtschaftsystem vorhandenen Daten können beim Ausdruck des jeweiligen Vorgangs (z.B. Rechnung) direkt per XML-Befehle an den virtuellen Realify PaperOffice™ DMS Drucker übergeben werden und werden danach automatisch nach diesen Vorgaben gespeichert.


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Fortgeschritten

Wie füge ich Dateien automatisch der Sammelablage hinzu?

Artikel-ID: #RPOHD6256

Die Realify PaperOffice™ DMS Sammelablage unterstützt die automatisierte Aufnahme von Dateien durch die Überwachung von frei wählbaren Dateiordnern.

Sobald sich in den vorgegebenen Ordnern Dateien befinden, werden diese gemäß den definierbaren Regeln automatisch in der Sammelablage aufgenommen und verarbeitet.

Achtung: Die importierten Dateien werden nach dem Import aus dem Quellordner gelöscht!

Um die Verzeichnisüberwachung zu aktivieren gehen Sie wie folgt vor:

1.Klicken Sie auf "Einstellungen" in Ihrem Realify PaperOffice™ DMS

2.Wählen Sie "Verzeichnisüberwachung" aus

3.Klicken Sie auf "Hinzufügen":

4.Wählen Sie ein Verzeichnis aus, welches von Realify PaperOffice™ DMS überwacht werden soll

5.Legen Sie eine Regel wie folgt fest:

"Objekt erstellen und in die Sammelablage ablegen" nimmt Dateien automatisch in die Sammelablage auf, sobald sich Dateien in dem Überwachungsordner befinden.

"Objekt erstellen, in eine neue Dokumentmappe einfügen und in die Sammelablage ablegen" nimmt Dateien automatisch in die Sammelablage auf und erstellt daraus fertige Dokumentmappen mit den Dateien, sobald sich Dateien in dem Überwachungsordner befinden.

"Objekt erstellen, in neue Dokumentmappe einfügen und in das aktuelle Archiv einchecken" nimmt Dateien automatisch in die Sammelablage auf und erstellt daraus fertige Dokumentmappen, sobald sich Dateien in dem Überwachungsordner befinden. Zudem wird die fertige Dokumentmappe in das Archiv von Realify PaperOffice™ DMS eingecheckt. Wählen Sie einen oder mehrere Kategorie- Ordner unter "Regeloptionen" aus.

Hinweis: Für die Verzeichnisüberwachung muss Realify PaperOffice™ DMS aktiv sein.

Sie können unbegrenzt viele Überwachungsverzeichnisse anlegen und überwachen lassen.



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PaperOffice Systemmodifikationen

Wie kann ich Realify PaperOffice™ DMS Icons manuell verwalten?

Artikel-ID: #RPOHD6348

Realify PaperOffice™ DMS stellt zur Kennzeichnung von Dokumentmappen verschiedene Icons zur Verfügung.

Sie können diese manuell verwalten, sowie auch neue eigene Icons hinzufügen. Bitte beachten Sie, dass sich eine zu große Anzahl von Icons negativ auf die Arbeitsgeschwindigkeit auswirkt, da Realify PaperOffice™ DMS diese automatisch in den Arbeitsspeicher lädt.

Die vorhandenen Icons finden Sie im Ordner "Symbole" unterhalb Ihrer Realify PaperOffice™ DMS Installation.

Folgendes ist zu beachten:

  • Die Zahlenreihenfolge darf nicht unterbrochen werden (intern_010.ico, intern_011.ico,...)
  • Die Größe der Icons muss 32x32 Pixel betragen
  • Es muss sich um wirklich erstellte Icons handeln
  • Sie müssen Realify PaperOffice™ DMS neu starten, damit die neuen Icons korrekt eingelesen werden

Legen Sie unbedingt vor Änderung ein Backup dieses Ordners an!


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